Список карточек
Список — один из видов отображения задач в Shtab. С помощью этого типа пространства вы сможете вывести все карточки в виде таблицы. Столбцы для отображения вы выбираете сами, ненужные столбцы можно отключить, а самые нужные переместить левее, чтобы они были видны всегда. При этом все ячейки в списке кликабельны – вы сможете изменить статус, срок или исполнителей задачи напрямую из списка.
Как создать список
Новый список для работы с карточками можно создать так же, как и любое другое пространство – кликнув на кнопку создания в левом меню и выбрав тип Список.
Также не стоит забывать, что вы сможете создать новую вкладку с видом списка в проекте — кликните на + в панели вкладок и выберите вид вкладки Список.
Ну и всегда можно переключиться на список в уже существующей вкладке, в этом поможет опция настройки вида в панели настроек.
Настройки пространства
После создания пространства вы сможете зайти в его настройки и добавить нужные статусы, типы карточек, метки, указать необходимый проект с карточками, которые будут отображаться в списке, а также выдать доступ сотрудникам.
Чтобы зайти в настройки пространства, найдите его в левом меню и нажмите на три точки рядом с ним, а далее выберите опцию Настройки.
Доступ к настройкам есть у администраторов и менеджеров компании, а также у пользовательских ролей при включенной опции Настройка пространств и проектов.
Основные настройки
Вкладка, которую вы увидите по умолчанию после открытия настроек.
В поле Название можно изменить название этого пространства, а левее этого поля изменить его иконку.
Проект
В поле Проект будет указан проект, что привязан к этому пространству. Карточки привязываются именно к проекту, поэтому в пространстве отображаются только те задачи, которые относятся к выбранному проекту.
Вы можете выбрать другой проект, если нужно. Нажав на значок редактирования справа, можно поменять его название, ключ и описание, а также настроить его стадии и шаблоны. О стадиях и шаблонах расскажем дальше.
Видимость карточек
Поле Видимость карточек отвечает за отображение карточек для сотрудников с правами Пользователь в этом списке.
- Все карточки – пользователи увидят все карточки
- Только свои – пользователи увидят только те карточки, в которых у них есть роль создателя, исполнителя или контролирующего.
Менеджеры и администраторы всегда будут видеть все.
Группировка
Группировка определяет, как карточки будут расположены в списке. По умолчанию используется группировка по статусу, но ее можно изменить как для конкретного пространства, так и для всей компании.
Выбранная опция будет влиять на отображаемые колонки. Если вы выберите группировку по приоритету, то колонки будут выстроены по приоритетам.
Группировка будет общей, то есть та группировка, которую вы установите, будет отображена и сотрудникам.
Тип карточки
Тип карточки определяет набор полей и блоков, которые будут видны в создаваемой задаче. Разные типы помогают структурировать карточки по их назначению, например, задача, сделка или встреча.
Тип карточки по умолчанию отмечен галочкой. Вы сможете создать свой тип через кнопку + или отредактировать существующий, кликнув на него. Подробнее о типах карточки можно узнать здесь.
Ivan Savelyev
Доступ к пространству
Открыть настройки доступа вы сможете в соответствующей вкладке в настройках пространства или же если нажать на кнопку Доступ в правом верхнем углу.
Ivan Savelyev
По умолчанию все создаваемые вами пространства доступны всем сотрудникам. Если пространство вложено в другое, то автоматически наследуются права доступа к родительскому пространству.
Для того, чтобы добавить пользователя, введите его имя, фамилию или же почту в строке Сотрудники.
Вы также автоматически будете добавлены в доступ.
Если вы хотите, чтобы все создаваемые вами пространства по умолчанию были доступны только создателю, то администраторы смогут включить эту опцию в настройках команды.
При клике на кнопку доступа получится также настроить публичный доступ к списку. Подробнее об этом здесь.
Ivan Savelyev
Статусы
Вы можете создать новый статус или добавить созданный ранее с помощью кнопки + Статус. Для создания статуса в списке у вас должен быть включен тип группировки По статусам.
Также это можно сделать и в настройках пространства во вкладке Статусы.
После добавления статуса в это пространство, можно будет выбрать его в карточках.
Если вы не работаете по статусам, то об этом можно не переживать, но если статусы важны для вас, то советуем создать и использовать созданные вами статусы.
Подробнее о работе со статусами можно узнать в этой статье.
Ivan Savelyev
Группы
Создать новую группу вы сможете как в списке по клику на кнопку +Группа в нижней части страницы, так и напрямую в самой карточке.
Группы привязываются к проекту, поэтому если вы привяжете к списку уще существующий проект с группами, то группы не нужно будет создавать повторно, они уже будут доступны для выбора. Подробнее о работе с группами и сценариями их использования можно узнать в этой статье.
Ivan Savelyev
Стадии
Создать и просмотреть стадии можно, нажав на стрелку рядом с кнопкой создания и выборе в меню опции Стадия.
В правой панели вы сможете создать новую стадию, изменить ранее созданную или же установить нужный порядок отображения стадий в списке с помощью перетаскивания стадии между собой.
Стадии привязываются к проекту, поэтому при привязке уже существующего проекта к пространству, все ваши ранее созданные стадии будут указаны и здесь. Подробнее о стадиях можно узнать в этой статье.
Ivan Savelyev
Метки
Для того, чтобы назначать метки на карточки, их сначала нужно добавить в пространство, только после этого они станут доступны для выбора в карточках.
При построении групп по меткам одна и та же карточка может быть отображена сразу в двух группах, это нормально, ведь у задачи может быть множество меток
При этом при перетаскивании задачи из одной группы в другой, метка заменяется, а не добавляется.
Поэтому если вы хотите добавить дополнительную метку, то это нужно будет сделать напрямую в карточке в поле Метки.
Обзор проекта
В каждом пространстве самой первой вкладкой будет Обзор проекта, где вы кратко сможете увидеть прогресс выполнения задач, ответственного за выполнение проекта, а также добавить описание, файлы и приоритет.
Прогресс рассчитывается по соотношению закрытых задач ко всем задачам проекта. Он отображается как цифрой, так и в виде диаграммы на основе сроков завершения задач.
В этом же разделе можно установить сроки проекта, назначить ответственного и добавить описание с целями, которых планируется достичь.
Шаблоны карточек
Иконка левее кнопки создания карточки позволит вам открыть панель шаблонов.
Шаблоны привязываются к проекту, поэтому если у вас уже есть ранее созданные шаблоны проекта, то вы увидите их в этом разделе и сможете по ним быстро создать карточку. Подробнее о шаблонах можно будет узнать в этой статье.
Ivan Savelyev
Группировка задач
В списке карточки делятся по группам. По умолчанию установлена группировка по статусам, одна группа = один статус.
Но это можно изменить, для этого кликните на опцию Группировка в панели настроек и выберите нужную вам. Она будет применена для всех сотрудников, так как настройки вкладки общие для всех.
Карточки можно перемещать между группами с помощью drag-and-drop. Зажмите нужную карточку левой кнопкой мыши и перетащите ее в другую группу.
Так можно менять приоритет, статус, стадию, исполнителя, метку или группу карточки. Или же просто установить порядок карточек в одной и той же группе.
Сортировка внутри группы
Кратко упомянули об этом в предыдущем абзаце – вы можете задавать порядок карточек вручную с помощью перетаскивания. Но есть и автоматические способы упорядочить карточки, например, по дате их создания или по крайнему сроку.
В панели настроек вида поможет опция Сортировка.
Примененная сортировка будет применена всем сотрудникам, что работают в этой вкладке.
Колонки списка
Колонки (столбцы) отображаемые в списке настраиваете вы сами. Можно включить и выключить их двумя способами:
1) С помощью кнопки + в самой правой части оглавления колонок.
2) В настройках отображения
Способы ничем не отличаются друг от друга, а включенные поля будут отображаться как в списке в колонках, так и на доске в самих карточках.
В списке полей выводятся почти все доступные поля для отображения, в том числе и те поля, что вы создали сами, не отображается только поле типа Текст.
При этом это значение можно напрямую из списка изменить. Для того, чтобы изменить исполнителя, достаточно нажать на его имя или аватар в ячейке.
По аналогичному признаку работают и все другие колонки. Сроки, приоритет, стадии, статус, метку, пользовательское поле — все можно изменить, не заходя в карточку.
Если у вас остались вопросы – пишите нам в Telegram.