Самый полный гайд по работе в таск-трекере Shtab

Если вы впервые запускаете Shtab, у вас могут возникнуть вопросы по организации работы, настройке рабочего пространства и так далее. Собрали в одном материале все самые важные инструкции и ответы на вопросы новичков.

Создание команды и приглашение участников

О первичной организации рабочего процесса в Shtab — от регистрации и создания Команды до настройки Комнат — рассказали в видеотуториале:

Команду можно создать во время регистрации. Для этого придумайте ей название, добавьте логотип, выберите свою роль и количество участников. Далее вы можете пригласить участников, указав их электронную почту.

В Команде у участников разные роли:

• Руководитель – создатель команды;
• Администратор – может создавать комнаты, приглашать в команду, работать с выплатами, смотреть отчеты и активность;
• Менеджер – может редактировать комнаты, метки и стадии;
• Пользователь – рядовой пользователь, который может только создавать и выполнять задачи.

Подробнее, чем отличаются эти роли и как их назначать, рассказали в этой инструкции.

Настройка Команды

Настроить Команду вы можете даже после того, как создали ее на этапе регистрации. Для этого в сайдбаре возле названия Команды нажмите на шестеренку.

Вы попадете в окно с Общими настройками, где можете загрузить аватарку, сменить название, выбрать язык и валюту по умолчанию.

На вкладках Тарифный план и Биллинг выберите оптимальный для себя тариф и пополните счет. Также здесь вы можете добавить плательщика и отслеживать финансовые операции по оплате сервиса. Подробная инструкция по оплате сервиса.

Настройка Справочников

В настройке Справочников вам доступны:

• Источники,
• Статусы,
• Метки,
• Настраиваемые поля,
• Типы карточек.

Источники

Источник — хранилище данных. Если у вас, например, Комнаты поделены по отделам и вы не хотите, чтобы данные их карточек смешивались, рекомендуем создавать отдельный Источник для каждой Комнаты.

Как создать Источник:

1. Нажмите Источник;
2. Нажмите +;
3. Дайте ему название и по желанию оставьте комментарий. Затем нажмите Создать.

Если нажать на Источник, вам откроются его подразделы.

У каждого Источника есть 4 подраздела:

• Основное — указаны название, ключ и комментарий к источнику,
• Статусы — можно подключить или удалить статусы Комнат, к которым привязан Источник,
• Стадии — можно добавить или удалить стадии рабочего процесса и указать их временной период,
• Шаблоны —  можно выбрать список полей, которые будут в каждой карточке Комнаты, к которой привязан Источник.

Подразделы источника выглядят так:

Лишние источники можно удалить.

Статусы

Статусы — это этапы вашего рабочего процесса. Например, на канбан-доске Статусы будут обозначать столбцы.

Статусы можно менять местами, перетаскивая их. Задачи в Статусах тоже можно переносить, меняя местами. Также вы можете переносить Задачи по Статусам по мере их выполнения.

Чтобы создать новый Статус, нажмите на +.

Затем введите название Статуса.

И выберите его цвет, нажав на цветовой круг.

Нажав на три вертикальные точки справа напротив Статуса, вы можете удалить его, редактировать (изменить название и цвет) или объединить с другим Статусом.

Как объединить Статусы

Если вы хотите объединить Статусы, обратите внимание, что все задачи перейдут в выбранный Статус. На скриншоте ниже показано объединение Статусов Новый статус и Регламент и опросник. При показанных настройках после объединения все задачи перейдут в Статус Регламент и опросник.

Чтобы объединить Статусы, нажмите вертикальные три точки справа от Статуса, который хотите перенести, затем нажмите Объединить. Появится окошко, как на скриншоте выше. Выберите Статус, в который хотите перенести задачи и нажмите Объединить.

Метки

Метки помогают ориентироваться на рабочем пространстве. Они могут маркировать рабочие процессы, которые будут задействованы в задаче. В карточках метки выглядят так:

Чтобы создать метки, нажмите на +.

Затем введите название Метки и выберите цвет. Процесс аналогичен добавлению Статуса.

Настраиваемые поля

Настраиваемые поля — пункты, которые будут отображаться у вас в карточках. Они доступны только на платных тарифах.

Как выглядят Настраиваемые поля:

Чтобы создать настраиваемое поле, нажмите на +.

Вам будут предложены поля, которые можно добавить. Также справа будет список тех полей, которые уже есть.

Выберите нужное поле и добавьте к нему описание. Затем нажмите Создать.

Типы карточек

Типы карточек нужны, чтобы классифицировать ваши задачи. Вы можете создать неограниченное количество Типов карточек, которые нужны для вашей работы. Например, можно создать отдельный Тип карточек под встречи, отчеты, сбор референсов. Для каждого Типа карточки можно настроить модули (описание, чек-лист, комментарии, файлы и тд.) и поля (наблюдатель, график работ, ставка за час и тд.), которые в ней будут.

Чтобы создать тип карточки, нажмите на +.

Затем дайте название Типу карточки, выберите нужные для вас Модули и Поля.

Нажав на вертикальное троеточие типа карточки, вы можете его дублировать, редактировать, объединить с другим типом или удалить.

Настройка Комнаты и Вида

Для организации рабочего процесса в Shtab предусмотрены Комнаты, которым можно задать один или несколько видов отображения. Комната — это рабочее пространство. По Комнатам вы можете распределить отделы своей компании или клиентов.

Чтобы настроить Комнату, перейдите в сайдбар, нажмите + и укажите название Комнаты.

В основных настройках загрузите аватар, укажите дедлайн, добавьте описание.

Предоставьте доступ необходимым участникам. Можете ввести имя или e-mail конкретного сотрудника, открыть доступ всей команде:

В каждой Комнате можно создать несколько Видов отображения рабочего пространства. К каждому Виду Комнаты вы можете настроить ограниченный доступ. О том, как это делается и как это использовать на практике, рассказали тут.

Чтобы добавить Вид, нажмите + возле соответствующей надписи.

В основных настройках вида укажите название и выберите источник из созданных ранее в справочниках, а также выберите тип отображения – на выбор доступны следующие типы отображения: Доска, Список, Матрица, Календарь, Файлы, Таймлайн и Гант.

Как работать с диаграммой Ганта

Диаграмма Ганта доступна только для тарифа Pro.

В левой части диаграммы расположены задачи по проекту со всеми необходимыми значениями: от названия и исполнителей до статусов и меток.

В правой части находится временная шкала. Она может быть разделена по дням или часам.

Задачи на ней представлены в виде горизонтальных полос. Длина каждой полосы соответствует интервалу времени на ее выполнение. Чтобы изменить продолжительность карточки, наведите на нее курсор и потяните за нужный край.

Диаграмма Ганта дает визуальное представление запланированных и текущих задач.

Инструкция по работе с диаграммой Ганта.

Мои дела и Всё в одном

Помимо общих Комнат и их Видов есть ещё две исключительно индивидуальные Комнаты — Мои дела и Всё в одном.

Мои дела — это канбан-доска, где собраны все карточки со всех Комнат, на которых пользователь задействован как Исполнитель и Создатель. Это полезно для отслеживания личных задач.

Всё в одном — это канбан-доска со всеми доступными пользователю карточками. Это полезно для отслеживания общей картины по всем проектам.

Работа с карточками

Для их создания вы просто нажимаете на + в нужной колонке Статусов. Название задаете тут же, но потом его можно поменять.

Как выглядит карточка внутри:

В карточке по умолчанию есть возможность внести текстовое описание (встроенный редактор позволяет форматировать текст, как вам нужно), добавить подзадачи, чек-листы и файлы. Комментирование карточки, например, обсуждение дизайн-макета, происходит тут же. Это облегчает коммуникацию по задачам.

На карточку вы назначаете сколько угодно Исполнителей и Контролирующих. Для выполнения (закрытия) задания Исполнители и Контролирующие ставят галочку напротив своих имен.

Таким образом определяется статус карточки — невыполненная, частично выполненная, полностью выполненная и т. д.

В карточках есть Стандартные и Настраиваемые поля. К Стандартным относятся:

• Сроки
• Статус
• Приоритет
• Длительность (в часах)
• Стадия
• Связи
• Метки
• Стоимость (в рублях, долларах или евро)

Настраиваемые поля вы создаете в соответствующем Справочнике в Настройках команды (подробно об этом рассказали выше).

При наличии типовых задач вы можете создать Шаблоны карточек и/или настроить Повтор задачи. Для этого нажмите на три точки в верхнем правом углу внутри карточки и выберите соответствующий пункт.

Когда у вас будет много карточек, в них станет сложнее ориентироваться. Чтобы упростить процесс поиска нужной, в Shtab предусмотрены сортировка, фильтрация и поиск.

У каждой карточки формируется уникальный ID. Но вы можете влиять на его значение. Подробнее об этом рассказали в отдельной инструкции.

Установка Трекера и отслеживание Активности

Одна из особенностей нашего сервиса — наличие собственного тайм-трекера. Он позволяет фиксировать затраченное пользователем время на работу над карточкой, отслеживать активность, строить отчеты и т. д.

Чтобы скачать трекер для вашей платформы, перейдите по ссылке.

Инструкции по установке трекера Shtab:

• Для Windows,
• Для MacOS,
• Для Ubuntu 22.

Подробный гайд по тайм-трекеру.

Запускать трекер можно из карточки. Для этого в нужной карточке нажмите на значок плей — трекер запустится автоматически.

Затрачиваемое время также можно вносить вручную. Для этого у пользователя должно быть соответствующее право, которое настраивается в профиле пользователя в Настройках команды. Далее вы заходите в нужную карточку, жмете на + возле тайм-трекера, выбираете сколько времени и кому его добавить.

Как мы отметили выше, трекер умеет снимать скриншоты рабочего пространства пользователя (настройки частоты происходят в самом трекере, как показано на видео про работу с трекером). Встроенная нейросеть блюрит частные данные, вроде переписок в мессенджерах, поэтому конфиденциальность сохраняется, при этом все процессы становятся прозрачными.

О том, где смотреть скриншоты пользователя, читайте в инструкции.

Управление Финансами

Раздел Финансы доступен в сайдбаре.

В нем вы можете посмотреть:

• Операции — список всех ваших финансовых операций,
• Зарплата — список платежей Исполнителям за определенные сроки или часы,
• Счета — перечень ваших банковских счетов,
• Контрагенты — список партнеров и подрядчиков,
• Статьи — перечень статей доходов и расходов,
• Направления — тематические финансовые операции, объединенные по какому-либо признаку.

Подробная инструкция по работе с Финансами.

Раздел Финансы доступен на всех платных тарифах.

Настройка Уведомлений

В Shtab предусмотрена гибкая система Уведомлений, которая настраивается индивидуально.

Чтобы настроить Уведомления, нажмите на колокольчик в левом нижнем углу экрана, а затем на шестеренку.

Вам откроется окно, где вы можете включить или выключить нужные уведомления и выбрать их тип.

Подробная инструкция по настройке уведомлений.

Инструкция по настройке web-уведомлений.

Как строить гибкие Отчёты

Данные по завершенным карточкам и зафиксированному времени собираются в Сводный отчет. Перейти в него можно в сайдбаре.

По умолчанию данные отчета будут отсортированы по исполнителям. Но вы также можете выбрать сортировку по Комнатам, Карточкам и Видам.

Сводный отчет помогает видеть полную картину рабочих процессов, анализировать и совершенствовать их. Подробно о построении Сводного отчета рассказали в отдельной инструкции.

Еще больше инструкций вы найдете по ссылке — https://doc.shtab.app

Подписывайтесь на наш канал на YouTube, где мы публикуем видеотуториалы и демонстрируем возможности сервиса — https://www.youtube.com/@ShtabApp

Если у вас остались вопросы – пишите нам в Telegram.