Стартовый гайд для руководителя
Самая подробная инструкция по настройке и работе в Shtab.
Чтобы команда начала работать в Shtab, нужно подготовить пространство с задачами и пригласить сотрудников с нужными правами доступа. В этом гайде мы пройдем весь путь, начнем с создания компании, а закончим проверкой результатов в отчетах.
На старте советуем выбрать один уже знакомый команде проект или процесс. Его проще всего будет перенести в Shtab и начать работу.
Создайте компанию
Сначала нужно создать свой профиль в Shtab, а уже потом зарегистрировать в нем компанию.
Чтобы создать свой профиль, нажмите на нашем сайте кнопку Попробовать бесплатно для старта регистрации.
Укажите вашу почту, пароль, имя и номер телефона. Или зарегистрируйтесь с помощью Яндекс ID или VK.
Если вы регистрируетесь через почту, то вам придет письмо с ссылкой подтверждения регистрации. Перейдите по ней.
После этого ваш профиль будет создан, и вы можете переходить к созданию компании, окно для этого откроется сразу после перехода по ссылке из письма или входа в Яндекс/VK на предыдущем шаге. Здесь сначала выберите тип вашей компании и сколько сотрудников будет в ней работать.
А затем создайте ваше первое рабочее пространство и выберите стартовый тариф. Советуем начинать с популярных видов доски или списка, вы потом без проблем сможете добавить новый вид в проект, добавить диаграмму Ганта или календарь в этот же проект.
Также советуем включить пробный доступ тарифа MAX, после регистрации вам бесплатно откроются все возможности системы на 14 дней. Он идеально подойдет, чтобы сразу получить доступ ко всем функциям и ознакомиться с ними.
После чего нажмите на кнопку Далее для завершения регистрации. Ваша компания будет создана, у вас откроется главная страница и вы можете начать работу в Shtab.
Начните с главной страницы
После регистрации начните знакомство со Shtab с главной страницы. По мере работы здесь будут появляться ваши проекты с задачами, последние комментарии и цели компании с прогрессом их достижения. Главная у каждого сотрудника своя — ее содержимое зависит от его участия в работе, выдан ли сотруднику доступ к задаче и есть ли у него в ней роль.
Информация на главной подбирается для каждого сотрудника. Например, в блоке задач будут задачи, где вы автор, исполнитель или контролирующий. Если доступа к задаче нет, то сотрудник здесь ее не увидит.
На главной странице вы также можете создать новое пространство:
- Вручную. Выберите подходящий вид пространства и задайте название. Этот вариант подойдет, если вы хотите самостоятельно подготовить структуру работы.
- С помощью ИИ. Опишите, какую работу планируете вести и что нужно организовать, а Shtab AI автоматически создаст подходящий проект и все настроит под вашу цель.
- Из каталога шаблонов. Выберите подходящий вариант и используйте его структуру для своего проекта из готовых настроенных шаблонов проектов.. Подробнее о выборе и использовании шаблонов рассказали в отдельной статье.
Для следующих шагов в списке проектов откройте пространство, в котором планируете работать с командой. Это может быть уже существующее пространство или новое, созданное любым из описанных выше способов. На его примере настроим работу с задачами, пригласим сотрудников и подготовим проект к запуску.
Создайте первую задачу
Начнем с одной реальной задачи, которую нужно выполнить вашей команде. На ее примере разберемся, как устроена карточка, а затем настроим пространство и посмотрим, как изменения влияют на работу с задачами.
Создать задачу можно несколькими способами:
- Нажать + Карточка в правом верхнем углу пространства.
- Нажать + внутри столбца.
- Нажать + в заголовке столбца
В форме создания обязательно введите название задачи. Дополнительно сразу же при создании вы можете выбрать исполнителей и контролирующих, указать ее сроки выполнения и приоритет, выбрать статус и стадию, а также добавить метку карточке.
После создания задачи она сразу же появится в вашем пространстве, откройте ее.
Что находится внутри задачи
В левой части карточки можно добавить описание, файлы, чек-листы и подзадачи, а ниже обсудить работу в комментариях.
Лучше начать заполнять задачу с описания. Укажите в нем, что нужно сделать и какой является конечная цель. Файлы по задаче можно загрузить напрямую в описание или же в отдельное поле, чтобы добавить контекст для исполнителей, а им не пришлось искать их в переписке. Небольшие шаги, по которым должна следовать задача, лучше оформить чек-листом, а отдельные части работы с отдельными исполнителями и сроками — подзадачами.
Справа вы увидите данные по задаче. в частности статус, исполнители, сроки, приоритет и ее другие данные. Эти поля нужны для понимания, кто отвечает за работу, когда нужен результат, какого приоритета и на каком этапе находится задача. Просто нажмите на эти поля, чтобы изменить их значения.
Если стандартных полей недостаточно, позже вы сможете добавить свои пользовательские поля для хранения любых других данных, которую команде важно хранить в задачах.
Ivan Savelyev
Аналогичном вы сможете создать новый тип карточки. В Shtab необязательно работать только с задачами, вы можете создать отдельный тип карточки под встречи, сделки, контрагентов и любых других событий. В разных типах карточки можно использовать свои наборы полей, а затем удобно фильтровать задачи по этому признаку.
Ivan Savelyev
Как только вы заполните задачу, закройте ее окно. Вернемся к пространству и настроим его вид.
Настройте пространство и проект
Для начала полезно разобраться в трех понятиях: проект, пространство и задача.
В проекте хранятся задачи и связанные с ними данные. Пространство позволяет организовать работу с этими задачами и выбрать, как они будут отображаться. А в самой задаче находятся описание работы, исполнители, сроки, обсуждение и результат.
Теперь подготовим выбранное вами ранее пространство и связанный с ним проект для работы команды: настроим отображение задач и статусы, по которым будем отслеживать выполнение.
Вкладки пространств
Одни и те же задачи можно просматривать по-разному. Например, на доске удобно перемещать их между статусами, в списке — смотреть исполнителей и другие данные, а в календаре — планировать работу по датам. Для этого в проекте есть вкладки.
Переключитесь с доски на список и найдите созданную ранее задачу. Это будет та же самая карточка со всем ее содержимым. Если вы измените в ней название или сроки, изменения будут видны и в других вкладках, где отображается эта задача.
Чтобы добавить вкладку, нажмите + в строке с вкладками и выберите нужный вид. Для каждой вкладки можно отдельно настроить фильтры, группировку, сортировку и отображаемые поля. Например, в одной оставить все задачи проекта, а в другой показывать только просроченные, чтобы быстро находить работу, которая требует внимания.
Дополнительно в проект можно добавить страницу с инструкциями, файлы или фрейм с внешним сервисом, чтобы задачи, материалы для работы и все, связанное с проектом, было доступно в одном месте.
Подробно о создании и настройке вкладок рассказали в отдельной статье.
Ivan Savelyev
Статусы задач
Статус задачи отвечает за прогресс ее выполнения. По одному лишь взгляду на статус карточки можно понять, что с ней происходит и на каком она этапе, взята ли она в работу или уже выполнена. Именно по статусу вы и сотрудники сможете понять состояние задачи без дополнительных уточнений в комментариях.
В Shtab уже добавлены три самых частых статуса для работы с задачами, они же автоматически добавляются в создаваемые пространства.
Изменить статус у задачи просто: перетащите задачу из одного столбца в другой, нажмите на поле Статус в карточке задачи или откройте задачу и смените статус оттуда.
Если статусов недостаточно, создать новый можно прямо из пространства. Нажмите + Статус после существующих колонок или групп, а затем укажите название нового статуса, его иконку и цвет. Порядок статусов можно изменить также в пространстве, выделите столбец и перетащите его в нужное место.
Подробнее о настройке статусов мы рассказали в этой статье.
Ivan Savelyev
Группы задач
Группами задач можно указать, к какому направлению работы относится задача внутри проекта.
Создать новую группу можно напрямую в пространстве или же в самой задаче.
Подробнее о группах и вариантах их использования рассказали в отдельной статье.
Ivan Savelyev
Стадии проекта
Проект можно разделить на свои этапы с помощью стадий проекта, по которым в дальнейшем можно распределять задачи.
Для создания стадии откройте меню справа сверху и выберите Стадия, а в панели нажмите Создать новую стадию.
Во вкладках вы можете группировать задачи по стадиям, а присвоить задаче стадию можно в соответствующем поле внутри задачи.
Нагляднее всего это будет заметно на диаграмме Ганта, там стадии выводятся в зависимости от указанных ими сроков, а каждая задача визуально состоит в своем этапе.
Подробнее о стадиях рассказали в отдельной статье.
Ivan Savelyev
Шаблоны задач
Чтобы каждый раз не создавать задачи с нуля, можно сохранить карточку как шаблон и уже на ее основании создавать новые.
В шаблоне сохраняются все основные данные по задаче. Чтобы создать шаблон из вашей существующей задачи, нажмите на три точки справа в задаче и выберите Шаблон.
А создавать новые задачи по шаблону можно простым перетаскиванием из панели шаблонов в столбец.
Подробнее рассказали в статье о шаблонах задач.
Ivan Savelyev
Если задача должна появляться по расписанию, откройте в шаблоне вкладку Повтор и настройте периодичность. Так можно автоматически создавать задачи для еженедельных отчетов или регулярных встреч. Все настройки разобрали в инструкции по регулярным задачам.
Ivan Savelyev
Пригласите сотрудников в компанию
Теперь добавим коллег, которые будут работать вместе с вами над задачами. Откройте раздел Компания в левом меню, а затем нажмите Пригласить сотрудников в правом верхнем углу.
При приглашении обязательно нужно будет указать почты сотрудников и их уровень доступа.
По умолчанию в Shtab вам доступны три уровня:
- Пользователь — для сотрудников, которые будут создавать и выполнять задачи.
- Менеджер — для тех, кому дополнительно нужно создавать и настраивать рабочие пространства с проектами.
- Администратор — для управления компанией, сотрудниками и их правами. Всегда есть доступ ко всем проектам.
Заполните все данные и нажмите Пригласить, после чего сотрудникам на почту придет письмо с приглашением. Они обязаны будут перейти по этой ссылке и заполнить данные своего профиля, чтобы присоединиться к вашей команде.
Ivan Savelyev
Если готовые роли не подходят, вы можете создать свой уровень доступа и выбрать, какие действия будут доступны сотрудникам с этой ролью. Например, можно полностью выключить доступ к финансовому модулю, но оставить полные права доступа для проектов.
Как настроить пользовательские уровни доступа, рассказали в этой инструкции.
Ivan Savelyev
Добавьте сотрудников в пространство
По умолчанию при создании проекта к нему получают доступ все сотрудники. Поэтому при открытии настройки доступов вы увидите, что он доступен всем сотрудникам компании.
Для новых проектов вы можете включить опцию приватности вида по умолчанию. Если она включена, все новые пространства при создании будут доступны только их создателю (а также, как и всегда, руководителю компании и администраторам).
Если пространство уже создано и вы хотите оставить доступ к нему только определенным участникам, то в настройке доступа нужно будет выбрать подразделение, группу сотрудников, должности или отдельных коллег, у которых должен остаться доступ.
После чего доступ останется только у этих сотрудников. Те пользователи, что пропали из списка, лишатся доступа к пространству.
Измените роль сотрудника в проекте
Изначально при приглашении сотрудника в команду вы выбрали его уровень доступа. Но это не означает, что у сотрудника могут быть одни и те же права во всех проектах, доступы можно настраивать на уровне каждого пространства. Тем самым, сотрудник может быть ответственным за один проект и иметь там права администратора, а в другом проекте быть простым пользователем без возможности создавать свои задачи.
Для этого в настройках доступа к проекту нажмите на роль сотрудника. Выбранная вами роль будет применена только для этого пространства, во всех остальных у него останется та же роль, что была прежде.
Если вы добавили в проект подразделение или группу сотрудников, для них заранее можно установить минимальный уровень доступа. Когда вы добавите такое подразделение или группу, участники получат в проекте права не ниже выбранного уровня. Так не придется назначать одну и ту же роль каждому коллеге отдельно.
Например, для отдела, который ведет проект, можно установить роль менеджера, чтобы его сотрудники сразу получали необходимые права при добавлении отдела в проект, а вам не нужно было каждый раз менять их вручную. Подробнее о настройке рассказали в статьях о подразделениях и группах сотрудников.
Назначьте сотрудников на задачу
Теперь вернемся к задаче, которую создали ранее. После того, как мы добавили коллег в проект, их можно назначить исполнителями или контролирующими в задачах. Для этого нажмите на кнопку Добавить рядом с нужной ролью и выберите коллег.
Сразу несколько сотрудников могут быть ответственными или контролировать завершение задачи.
При изменении задачи, например смене статуса или добавлении комментария, всем участникам придет уведомление.
По умолчанию сотрудник может видеть все задачи проекта. Если нужно показывать ему только те карточки, где он автор, исполнитель или контролирующий, видимость можно ограничить.
Чтобы сделать это для сотрудника в целом по всей компании, для пользовательских ролей можно настроить вывод задач, сделать так, чтобы сотрудник видел только те задачи, где у него есть роль.
А можно изменить видимость задач только у отдельных проектов. В нужном нам пространстве откройте настройки отображения задач, здесь будет опция ограничения видимости по сотрудникам.
Настройте учет времени
Если вам нужно видеть, сколько времени команда работает над задачами, предложите сотрудникам установить Shtab Tracker. В трекере сотрудники выбирают задачи, над которыми работают, и запускают по ним таймер, а это учтенное время работы затем передается в Shtab и сохраняется в задаче.
При этом вы можете определить, какие данные собирать во время запущенного таймера. Вы можете настроить сбор сведений об активности сотрудника за устройством, снятие скриншотов и информацию об используемых программах и открываемых сайтах.
Отправьте сотрудникам инструкцию по работе с трекером, в ней мы рассказали, как установить приложение, найти нужную задачу и запустить таймер.
Вы сможете всю эту информацию увидеть в разделе Активность, а дальше разберем, как собрать результаты работы команды в отчете.
Проверьте результаты работы в отчете
После того, как команда завершит работу над задачей, откройте раздел Отчеты в левом меню. Здесь можно увидеть, сколько задач находится в работе, есть ли просроченные карточки, сколько времени сотрудники работали по ним и какая вообще сейчас загрузка по команде.
Сверху можно выбрать, по какому признаку показывать данные: по исполнителям, задачм, проектам или пространствам.
Если вам важно следить за сроками, оставьте колонки с количеством задач и просроченными карточками. Когда команда учитывает время и важно следить за ним, добавьте вывод планового и фактического времени, чтобы сравнить их.
Готовый отчет можно скачать в формате XLSX. Все настройки, фильтры и примеры разобрали в инструкции по сводному отчету.
Мы подготовили проект к работе, добавили в него первую задачу, пригласили коллег и настроили им доступ. Остальные настройки можно выполнять по мере необходимости.
Если при регистрации вы включили пробный доступ к MAX, ближе к его окончанию стоит проверить, какие возможности понадобились команде больше всего, и затем выбрать подходящий тариф для дальнейшей работы. Как подключить его и оплатить, рассказали в отдельной инструкции.
Когда будете переносить в Shtab остальные задачи, загляните в инструкции по импорту. А если хотите отслеживать не только выполнение задач, но и результат, к которому движется команда, начните с целей компании.
По любым вопросам будем рады вам помочь в нашей поддержке.