Перейти ->

Комнаты и Источники

Самый полный гайд для новичков: от создания Команды до построения Отчётов

Если вы впервые запускаете Shtab, у вас могут возникнуть вопросы по организации работы, настройке рабочего пространства и так далее. Собрали в одном материале все самые важные инструкции и ответы на вопросы новичков.

Шаг 1 — Создайте Команду и пригласите участников

О первичной организации рабочего процесса в Shtab — от регистрации и создания Команды до настройки Комнат — рассказали в видеотуториале:

Если предпочитаете текстовую версию со скриншотами, то эта инструкция для вас — https://doc.shtab.app/kak-orghanizovat-rabotu-v-shtab/

Эти инструкции дадут вам базовое понимание того, как устроена работа в Shtab. А теперь давайте углубимся в отдельные вопросы. Начнём с Команды.

В Команде у участников разные роли:

  • Пользователь;
  • Менеджер;
  • Администратор;
  • Руководитель.

О том, чем отличаются эти роли и как их назначать, рассказали в этой инструкции — https://doc.shtab.app/prava-dostupa/

Если так случилось, что вам понадобилось заблокировать или удалить участника из Команды, то следующий туториал вам поможет разобраться, как это сделать:

Если предпочитаете текстом, то вот ссылка — https://doc.shtab.app/kak-udalit-uchastnika-iz-komandy/

Шаг 2 — Настройте Команду

Настроить Команду вы можете даже после того, как создали её на этапе регистрации. Для этого в сайдбаре возле названия Команды нажмите на шестерёнку. Вы попадёте в окно с Общими настройками, где можете загрузить аватар, сменить название, выбрать язык и валюту по умолчанию.

На вкладках Тарифный план и Биллинг вы выбираете тот тариф, что вам наиболее подходит, и пополняете счёт, а также добавляете плательщика и отслеживаете финансовые операции по оплате сервиса . Обо всех тонкостях этого процесса мы рассказали в видео:

И в текстовом формате с пошаговым руководством — https://doc.shtab.app/kak-platit-ooo-ili-ip/

В Shtab предусмотрено несколько тарифов:

  • Бесплатный (до 5 участников)
  • Hero (индивидуальный)
  • Base (до 50 участников)
  • Pro (до 5000 участников)

О различиях между тарифами в плане функционала и возможностей читайте по ссылке – https://shtab.app/pricing/

На вкладке Участники вы приглашаете новых пользователей, назначаете роли и настраиваете их права. Например, вы можете предоставить человеку разрешение на добавление времени вручную или включить снятие скриншотов:

Подробнее об этих функциях поговорим ниже – в разделе про Тайм-трекер и Активность.

Шаг 3 — Создайте Источники

Для организации комфортной работы и хранения данных там же в Настройках команды представлены Справочники:

  • Источники
  • Статусы
  • Метки
  • Настраиваемые поля

Подробно о работе со Справочниками, в частности с Источниками рассказали в видеотуториале:

Если предпочитаете текст, то ловите ссылку — https://doc.shtab.app/kak-rabotat-so-spravochnikami-i-istochnikami/

Подробнее об Источниках и возможном сценарии их использования смотрите в этом видео:

В Источниках вы можете создать и настроить Статусы для ваших карточек. Работать со Статусами можно и прямо на доске:

Отдельный туториал мы посвятили Стадиям в Источниках. Они позволяют организовать стадии вашего проекта и задать им конкретные периоды:

Важный момент в работе с Источниками — к каждой Комнате, к каждому Виду Комнаты надо привязывать свой уникальный Источник, если вы не хотите, чтобы карточки из одной Комнаты оказались в другой (с Видами аналогично).

Шаг 4 — Настройте Комнаты и Виды

Основное рабочее пространство в Shtab называется Комнатой. Каждой Комнате можно задать один или несколько Видов:

О том, как создать и настроить Комнату, а также задать ей вид — узнаете из видео:

Если предпочитаете текст, то вот ссылка — https://doc.shtab.app/kak-nastroit-komnatu-i-vid/

Сценариев использования Комнат бесконечное множество. Вот лишь несколько из них:

К каждому Виду Комнаты вы можете настроить ограниченный доступ. О том, как это делается и как это использовать на практике, рассказали тут — https://doc.shtab.app/nastroika-dostupov-k-vidam/

Важный момент в работе с Комнатами и Видами: если вы добавили участника в Комнату, это еще не значит, что он автоматически добавлен в отдельные Виды в этой комнате. Доступ к каждому Виду настраивается отдельно. Либо вы можете в настройках поставить галочку напротив Доступно всем, чтобы не предоставлять отдельные доступы каждому пользователю.

О том, как настраивать доступы к отдельным Комнатам и Видам, рассказали тут:

Мои дела и Всё в одном

Помимо общих Комнат и их Видов есть ещё 2 исключительно индивидуальные Комнаты — Мои дела и Всё в одном.

Мои дела — это канбан-доска, где собраны все карточки со всех Комнат, на которых пользователь задействован как Исполнитель и Создатель. Это полезно для отслеживания личных задач.

Всё в одном — это канбан-доска со всеми доступными пользователю карточками. Это полезно для отслеживания общей картины по всем проектам.

О том, как задать порядок Статусов на этих досках, рассказали тут — https://doc.shtab.app/kak-izmienit-poriadok-statusov-dlia-vsiekh-v-moikh-dielakh-i-vsio-v-odnom/

Шаг 5 — Изучите работу с карточками

Обратимся непосредственно к работе с карточками. Для их создания вы просто нажимаете на + в нужной колонке статусов. Название задаете тут же, но потом его можно поменять.

Как выглядит карточка внутри:

В карточке по умолчанию есть возможность внести текстовое описание (встроенный редактор позволяет форматировать текст, как вам нужно), добавить подзадачи, чек-листы и файлы. Комментирование карточки, например, обсуждение дизайн-макета, происходит тут же. Это облегчает коммуникацию по задачам.

На карточку вы назначает сколько угодно Исполнителей и Контролирующих. Для выполнения (закрытия) задания Исполнители и Контролирующие ставят галочку напротив своих имен. Таким образом определяется статус карточки — невыполненная, частично выполненная, полностью выполненная и т. д.

В карточках есть Стандартные и Настраиваемые поля. К Стандартным относятся:

  • Сроки
  • Статус
  • Приоритет
  • Длительность (в часах)
  • Стадия
  • Связи
  • Метки
  • Стоимость (в рублях, долларах или евро)

Настраиваемые поля вы создаете в соответствующем Справочнике в Настройках команды:

Сюда также можно попасть из любой карточки, нажав на три точки в правом верхнем углу и выбрав Настройку полей.

Какие поля можно создать:

  • Пользователи
  • Текст
  • Число
  • Дата
  • Файлы
  • Длительность
  • Ссылка
  • E-mail
  • Телефон
  • Деньги
  • Метки

Поля мы не случайно назвали «настраиваемыми». Каждому создаваемому полю вы сами задаете название: Текст может превратиться в Tone of Voice, если у вас редакция, Длительность может выступать графой Переработки, а Телефон — ЛПР.

Варианты их использования ограничиваются вашей фантазией и задачами. Некоторые поля позволяют дополнительно выбирать формат. Например, Файлы (формат загружаемых документов) или Дата (просто дата, дата и время, просто время).

Если у вас есть несколько основных видов задач (встречи, подготовка отчетов, запуск рекламы и т. д.), под каждый из них вы можете настроить свой Тип карточки. Внутри вы можете выбрать только нужные вам Модули и Поля (в том числе те, что создали на предыдущем этапе), чтобы в дальнейшем при создании Карточки у вас уже было все необходимое.

Типы карточек создаются через соответствующий Справочник:

Подробнее о создании, настройке и привязке Типов карточек к конкретному Виду, узнаете из видео:

При наличии типовых задач вы можете создать Шаблоны карточек и/или настроить Повтор задачи. Для этого нажмите на три точки в верхнем правом углу внутри карточки и выберите соответствующий пункт:

Подробнее о создании шаблонов и настройке повторных задач мы писали в этой инструкции — https://doc.shtab.app/kak-sozdavat-shablony-i-nastraivat-povtorieniie-zadach/

Из этой видеоинструкции вы узнаете, как архивировать и удалить карточки:

Текстовая версия — https://doc.shtab.app/kak-udalit-arkhivirovat-zadachu/

Для большей наглядности на канбан-доске вы можете задать вашим карточкам уникальные обложки, загрузив их со своего компьютера или выбрав из каталога Unsplash. О том, как это делается, смотрите в следующем видео:

Когда у вас будет много карточек, в них станет сложнее ориентироваться. Чтобы упростить процесс поиска нужной, в Shtab предусмотрены сортировка, фильтрация и поиск.

Подробно о сортировке мы рассказали тут — https://doc.shtab.app/gruppirovka-zadach/

О поиске и фильтрации здесь — https://doc.shtab.app/filtratsiia-zadach/

Важный момент в работе с Фильтрами: нужный вам фильтр вы можете сохранить, чтобы каждый раз не настраивать его заново, он будет отображаться в блоке с Комнатами. Опция доступна на платных тарифах.

У каждой карточки формируется уникальный ID. Но вы можете влиять на его значение. Подробнее об этом рассказали в отдельной инструкции — https://doc.shtab.app/kak-smienit-id-kartochki/

Шаг 6 — Установите Трекер и отслеживайте Активность

Одна из особенностей нашего сервиса — наличие собственного тайм-трекера. Он позволяет фиксировать затраченное пользователем время на работу над карточкой, отслеживать активность, строить отчеты и т. д.

Чтобы скачать трекер для вашей платформы, перейдите по ссылке — https://shtab.app/tracker/

Чтобы трекер мог снимать активность и делать скриншоты, ему надо выдать соответствующие права. Подробнее тут:

О том, как работать с самим тайм-трекером, включая фильтрацию карточек, мы подробно расписали в этой инструкции — https://doc.shtab.app/kak-filtrovat-kartochki-s-obnovlionnoi-viersiiei-taim-triekiera/

Чтобы лучше понимать, что именно считывает трекер, почитайте наш материал про Активность — https://doc.shtab.app/chto-takoie-aktivnost-i-kak-ona-schitaietsia/

Запускать трекер можно из карточки. Для этого в нужной карточке нажмите на значок плей — трекер запустится автоматически.

Затрачиваемое время также можно вносить вручную. Для этого у пользователя должно быть соответствующее право, которое настраивается в профиле пользователя в Настройках команды. Далее вы заходите в нужную карточку, жмете на + возле тайм-трекера, выбираете сколько времени и кому его добавить.

Как мы отметили выше, трекер умеет снимать скриншоты рабочего пространства пользователя (настройки частоты происходят в самом трекере, как показано на видео про работу с трекером). Встроенная нейросеть блюрит частные данные, вроде переписок в мессенджерах, поэтому конфиденциальность сохраняется, при этом все процессы становятся прозрачными.

О том, где смотреть скриншоты пользователя, читайте в инструкции — https://doc.shtab.app/skrinshoty/

Шаг 7 — Настройте Уведомления

В Shtab предусмотрена гибкая система Уведомлений, которая настраивается индивидуально. Вы можете включить Уведомления в самом сервисе, на почту и т. д.

Подробно о настройке Уведомлений рассказали тут – https://doc.shtab.app/nastroika-uviedomlienii/

Если вам нужны web-уведомления, то эта инструкция поможет вам их настроить – https://doc.shtab.app/kak-nastroit-web-uviedomlieniia-web-push/

Шаг 8 – Стройте гибкие Отчёты

Данные по завершенным карточкам и зафиксированному времени собираются в Сводный отчет. Перейти в него можно в сайдбаре:

Подробно о том, как им пользоваться и в каких сценариях, а также как потом его скачать, читайте в нашей инструкции —

https://doc.shtab.app/svodnyi-otchiot-ghdie-smotriet-dlia-chiegho-nuzhien-kak-skachivat/

Дополнительно

Используйте Новости

Дополнительным способом коммуникации в Shtab является раздел Новости (Фид). Там вы делаете публикации для команды, можете устраивать опросы, делиться новостями по проектам и т. д.

Подробнее о Фиде читайте тут — https://doc.shtab.app/lienta-novostiei-fid/

Установите Мобильное приложение

У Shtab есть мобильное приложение на iOS, которое поддерживает большинство основных функций сервиса. Поэтому вы можете ставить задачи, обсуждать работу и прочее, даже будучи далеко от своего ноутбука.

Скачивайте приложение по ссылке — https://apps.apple.com/ru/app/shtab-app/id1588946248

Приложение для Android находится в разработке, а пока вы можете воспользоваться PWA-приложением. Подробно показали в видео:

Если предпочитаете текстовую версию, то переходите по ссылке — https://doc.shtab.app/prilozhieniie-na-android/

Используйте Интеграции

Если зайти в настройки профиля, то вы увидите вкладку Интеграции, которая позволяет подключить Telegram-бота для получения Уведомлений и создания карточек прямо из чатов, включая групповые, а также Google-календарь для синхронизации событий.

Подробно о подключении Telegram-бота читайте тут – https://doc.shtab.app/opisaniie-funktsii-tielieghramm-bota-kak-priviazat-k-lichnomu-profiliu-i-chatu-chto-umieiet-bot/

Об импорте данных из Trello – https://doc.shtab.app/import-dannykh-iz-trello/

Об импорте данных из Jira – https://doc.shtab.app/import-dannykh-iz-jira-kak-pierieniesti-kartochki-v-shtab/


Еще больше инструкций вы найдете по ссылке — https://doc.shtab.app

Подписывайтесь на наш канал на YouTube, где мы публикуем видеотуториалы и демонстрируем возможности сервиса — https://www.youtube.com/@ShtabApp

***

Если у вас остались вопросы – пишите нам в Telegram.