Входящие уведомления
Уведомления помогают не пропустить любые изменения по задачам, их подходящий срок завершения, важный комментарий на странице или изменение статуса цели компании.
В Shtab мы предусмотрели гибкую систему уведомлений. Расскажем подробнее как работать с лентой уведомлений и как настроить их под себя.
Уведомления можно открыть в модуле Входящие в левом меню.
На странице доступны:
- Сам список уведомлений.
- Вкладки уведомлений. Отображение активных, отложенных или архивных уведомлений.
- Список закрепленных уведомлений.
- Режим Не беспокоить
- Настройки уведомлений
Уведомления
По многим событиям в Shtab вы получите оповещения.
При этом уведомления это не простой список событий, ведь вы можете сразу работать с задачами, не переходя в другие разделы.
Или напрямую ответить на комментарий, не открывая задачу вовсе.
Уведомления группируются по одной задаче. Если за короткое время произошло несколько изменений, вы получите одно уведомление со списком всех изменений, а не несколько отдельных
При этом вы всегда увидите что было изменено, какое значение было ранее и что стало сейчас.
К тому же вы всегда можете с помощью фильтров или поиска отобразить только нужные вам уведомления. Для поиска событий по конкретной задаче введите ее название
А для поиска по сотрудникам или по проектам нажмите на кнопку фильтров и выберите подходящие опции. Таким способом удобно увидеть только важные события, упоминания в комментариях, непрочитанные уведомления или оповещения по целям компании.
Действия с уведомлениями
Каждое уведомление вы сможете закрепить, отложить и архивировать. Для этого наведитесь на уведомление, варианты появятся в правом верхнем углу.
Закрепленные уведомления
Позволяет выделить важные уведомления и быстро к ним возвращаться. Поможет не забыть о важном и вернуться к нему позднее.
Закрепленные уведомления будут отображены вместе со всеми остальными в общей вкладке, но можно будет отобразить только закрепленные уведомления.
Отложенные уведомения
Позволят вам отложить доставку уведомления через некоторый период.
Можно отложить на 1 час, на 2 часа, на 4 часа, на 8 часов, до завтра и на любое указанное вами количество дней.
Все отложенные уведомления можно будет увидеть во вкладке Отложенные.
Архив уведомлений
Вкладка покажет все архивные уведомления. Автоматически они туда не попадают, а всегда остаются в общем списке. Так что если уведомление больше вам не пригодится, то можете смело его архивировать.
Из архива уведомление можно полностью удалить или же наоборот восстановить его.
Также вы сможете выделить уведомления, чтобы массово закрепить, отложить их на будущее или архивировать.
Дайджест
Каждое утро система автоматически отправляет дайджест с информацией о просроченных задачах и задачах, у которых срок завершения скоро наступит, что позволяет быстро оценить текущее состояние работы, расставить приоритеты и вовремя обратить внимание на задачи, требующие срочного вмешательства.
Из уведомлений можно напрямую открыть задачу и продолжить работу.
Не беспокоить
Позволяет временно отключить уведомления. Полезно, когда нужно сосредоточиться на работе.
При включенном режиме Не беспокоить вам не придет ни одно уведомление, Можно сделать исключение для критических событий (для комментариев, в которых вас упомянули).
Внерабочий период, в рамках которого уведомления не нужны, можно настроить отдельно, об этом подробнее рассказали чуть ниже.
По каким событиям приходят уведомления
Уведомления приходят только по тем данным, к которым у вас есть доступ.
Задачи
Уведомления по задачам поступят вам только в том случае, если у вас есть роль в задаче (автор, исполнитель или контролирующий) или вы подписаны на ее изменения.
Доступные события:
- Назначение вас исполнителем;
- Назначение вас контролирующим;
- Любые изменения в задаче;
Придет при изменении полей задачи, ее завершения, добавления и удаления связей с другими карточками, появлении чек-листа, добавлении файлов и при других событиях. - Приближение дедлайна или истечение крайнего срока;
Уведомление о крайнем сроке придет за 3 дня, за день, в день и после прошествия крайнего срока. Уведомление будет в виде дайджеста со списком всех задач и разбивкой по срокам. - Завершение экспорта задач.
Пространства
Уведомления по событиям в пространствах задач
Доступные события:
- Реакции на задачи;
Каждой задаче можно в пространстве поставить реакцию, а вы получите об этом уведомление. - Запрос доступа к пространству;
Если кто-то из сотрудников, не имеющих доступа к пространству, запросит к нему доступ. - Добавлен участник к пространству;
Если к пространству будет добавлен новый сотрудник. - Изменена роль участника;
Помимо простой выдачи доступа, можно также изменять роль сотрудника к пространству. Подробнее об этом рассказали здесь. - Изменено название пространства;
- Открытие публичного доступа к пространству.
Комментарии
Если в задаче, в которой у вас есть роль, будет создан комментарий, то вам придет об этом уведомление.
При упоминании вас в комментариях уведомление придет в любом случае.
Проекты
Если в проекте, к которому у вас есть доступ, произойдет изменение, то вам придет уведомление.
События:
- Смена названия проекта;
- Смена сроков проекта;
- Смена статуса проекта;
- Смена приоритета проекта;
- Смена ответственного по проекту
Команда
События, связанные с сотрудниками и их ролями. Уведомления поступят, если:
- Вас пригласили в команду
- У вас изменилась роль в команде
- Вас удалили из команды
Цели
События, связанные с изменением цели.
- Изменение названия цели
- Изменение сроков цели
- Изменение статуса цели
- Изменение ответственного за цель
- Изменение доступа к цели
- Появление связи с другой целью
Страницы
Страницы, в которых вы ответственный или на которые подписаны, будут отправлять уведомления по следующим событиям:
- Комментарий на странице (как под страницей, так и внутри страницы)
- Изменение страницы (статуса, метки и так далее)
- Включение комментариев на странице
Портфели
События по изменению в портфеле проектов
- Изменение сроков проекта
- Изменение статуса проекта
- Изменение ответственного в портфеле
Посты
Если в ленте постов будет создана новая запись, то вам придет об этом уведомление.
Уведомление придет только если лента доступна вам, из недоступных лент нотификации не будет.
Способы получения уведомлений
Уведомления можно получать пятью способами:
- Внутри Shtab
В левом нижнем углу вы всегда увидите раздел с уведомлениями, оттуда же вы сможете и настроить уведомления, но об этом расскажем ниже - По почте
Уведомление придет вам в виде письма на почту. В заголовке письма будет кратко сказано о чем уведомление, а в самом письме будет ссылка на карточку или же на комментарий.
- Уведомление в браузере
Вы получите уведомление в виде системного оповещения вашей операционной системы. О том, как настроить это в браузере, мы рассказали в отдельной инструкции
- Уведомление в мобильном приложении
При установленном мобильном приложении Штаба вы получите Push-уведомление, по нажатию на которое можно будет быстро перейти в карточку в приложении - В Telegram
Сообщение с уведомлением придет в вашем диалоге с ботом, удобный способ, если вы часто используете мессенджер, так какое-то важное событие будет сложно пропустить.
Настройки уведомлений
В разделе уведомлений есть страница с настройками в правом верхнем углу. На ней показаны все события, по которым приходят уведомления, а также каналы их отправки.
В этой странице можно отключить лишние уведомления. Например, если вы не используете почту, отключите уведомления для этого канала. А если почта для вас наиболее важна, то оставьте только ее и выберите нужные события.
Расписание для режима Не беспокоить
В заданный вам временной период или же в дни недели вы сможете отключить поставку уведомлений вам.
Можно установить исключение для критических событий, например, для комментариев в задаче, где вас упомянули.
Если у вас остались вопросы – пишите нам в Telegram.