Перейти к основному содержимому

Отчеты и аналитика

Сводный отчёт: как сортировать, фильтровать и скачивать + кейсы использования

В этой инструкции мы расскажем о возможностях и особенностях обновлённой системы построения отчётов для Руководителя или Администратора команды.

Чтобы попасть в меню Отчёты, нажмите на сайдбаре на соответствующую кнопку, а затем на «Сводный отчёт»:

По умолчанию вам будет доступна вся информация по исполнителям в вашей Команде: от количества карточек в работе до процента отклонения от плана.

Как отсортировать данные для отчёта

Если нажать на кнопку «Исполнитель» в верхнем левом углу, то вам будет доступна возможность сортировки данных не только по Исполнителям, но и по Карточкам, Базе данных и Видам:

Например, если вы отсортируете данные по Видам, то в появившемся окне вы увидите все Виды, а также количество карточек и исполнителей в них, число просроченных задач, плановое и фактическое рабочее время, а также отклонение от плана:

Если вам нужны не все, а отдельно взятые поля из перечисленных, нажмите на значок шестерёнки в правом верхнем углу и настройте отображение под себя:

Кроме того, вы можете перестроить порядок колонок, просто перетаскивая их в левом столбце при выделении нужной строки (сверху идёт первая колонка, снизу – последняя):

Как фильтровать данные для отчёта

Помимо сортировки в отчётах Shtab предусмотрен ряд фильтров:

  • по Исполнителю;
  • по Контролирующему;
  • по Комнатам;
  • по Видам;
  • по Статусам;
  • по Приоритету;
  • по Стадиям;
  • по Базам данных;
  • по Меткам;
  • по Завершению.

Чтобы отфильтровать данные, нажмите на поисковую строку в правом верхнем углу и выберите нужный фильтр:

Например, если вы отфильтруете данные по Статусу «Открытая», то вы получите примерно следующую картину:

Кейсы использования отчётов

Если вам нужен сводный отчёт по фактическому рабочему времени ваших специалистов, то:

  1. отсортируйте данные по Исполнителям;
  2. уберите лишние колонки через настройки (уже знакомый значок шестерёнки справа), оставив только «Фактическое рабочее время» и «Среднее время до завершения»;
  3. выберите интересующий вас срок в блоке с датами под поисковой строкой справа.

В итоге у вас получится такой отчёт:

Для получения детализации по каждому исполнителю вы можете нажать на нужное имя. В открывшемся окне вы увидите информацию по специалисту и его рабочих часах (или карточках) по дням, месяцам и даже годам:

По аналогичному принципу вы можете просмотреть детальную информацию по Комнатам, Видам и Карточкам.

Если вам нужен отчёт типа План-факт, то также отфильтруйте карточки по Исполнителям, а также оставьте колонки «Плановое рабочее время», «Фактическое рабочее время» и «Отклонение от плана». Выберите интересующий вас срок, допустим, 30 дней. Период вы выбираете в окошке справа под поисковой строкой.

Как скачать сводный отчёт

Для удобства отчёт можно выгрузить из Shtab и, например, интегрировать его в вашу презентацию для клиентов. Для этого в правом нижнем углу расположена кнопка «Скачать отчёт».

Формат выгружаемого файла — .xlsx, чтобы вы могли в дальнейшем с ним работать в Microsoft Excel или Google Таблицах.

Пользуйтесь сводным отчётом и держите под контролем работу даже над самым масштабным и долгосрочным проектом.

***

Если у вас остались вопросы – пишите нам в Telegram.