Как пригласить сотрудников в команду

Из инструкции вы узнаете, как пригласить сотрудника в компанию.

Откройте раздел Компания в меню слева — вы попадёте на вкладку Все сотрудники со списком всех участников компании. Нажмите на кнопку Пригласить сотрудников в правом верхнем углу.

В открывшемся окне в поле Email введите почту сотрудника и нажмите Enter. Вы можете ввести сразу несколько почт, если хотите единовременно пригласить нескольких сотрудников — каждый адрес добавится отдельным тегом. Также список сотрудников можно загрузить файлом в формате .txt или .csv — для этого нажмите на синюю кнопку загрузки справа от поля.

Затем выберите роль доступа приглашённого сотрудника:

• Администратор — максимальный уровень доступа. Имеет все права менеджера и дополнительно может управлять командой: приглашать сотрудников, изменять их роли и доступы, удалять из рабочих пространств, редактировать настройки команды, просматривать активность и отчеты всех сотрудников, а также работать с выплатами.
• Менеджер - расширенный уровень доступа. Помимо прав пользователя, менеджер может создавать и редактировать рабочие пространства, архивировать и восстанавливать их, управлять папками, метками и стадиями, а также удалять карточки из архива.
• Пользователь – базовый уровень доступа. Может создавать и редактировать карточки, просматривать активность и выплаты, работать с рабочими пространствами, но не имеет доступа к управлению командой или настройкам.

Подробнее об уровнях доступа вы сможете узнать здесь. Это не единственные уровни доступа, ведь вы всегда сможете создать свои роли и назначить им свои возможные права. Мы рассказали об этом в этой статье.

При необходимости сразу укажите подразделения, должности и группы — после принятия приглашения сотрудник автоматически попадёт в выбранные структуры. Эти поля необязательны: их можно оставить пустыми и назначить всё позже на странице «Все сотрудники».

После того как вы заполнили поля, нажмите на кнопку Пригласить.
Сотруднику на почту придёт письмо со ссылкой-приглашением. Ему нужно будет нажать на кнопку «Присоединиться» для регистрации своего профиля и присоединения к вашей компании. Пока приглашение не принято, сотрудник отображается в списке с пометкой «Приглашение отправлено» — найти таких сотрудников можно через фильтр Сотрудники: Приглашённые над таблицей.

Как пригласить сотрудников из файла

Если сотрудников много, добавьте их списком из файла. В окне «Пригласить сотрудников» нажмите на иконку загрузки в поле Email и выберите файл — адреса из него подставятся в поле автоматически. Проверьте список, при необходимости выберите роль доступа, подразделение, должность и группу, затем нажмите «Пригласить».

Какой файл подойдёт

• Формат — .txt или .csv, размер до 1 МБ, до 1000 адресов.
• Адреса можно разделять запятой, точкой с запятой, пробелом или писать с новой строки.
• Подойдёт и таблица, выгруженная из Excel или Google Таблиц: лишние колонки (ФИО, телефон) и строка заголовков не помешают — система сама найдёт email в каждой строке.
• Кодировка определяется автоматически (UTF-8, Windows-1251, UTF-16).
• Повторяющиеся адреса добавятся один раз, строки без адресов пропускаются.

Если из файла не удалось распознать ни одного адреса, появится сообщение об ошибке — проверьте, что файл соответствует требованиям выше, и попробуйте ещё раз.

Если у вас остались вопросы — пишите нам в Telegram или в поддержку.