Избавляйтесь от рутины и упрощайте рабочий процесс с помощью шаблонов и повторяющихся задач.
Чтобы каждый раз не создавать одни и те же карточки, для типовых карточек можно сделать шаблоны. Есть два способа сделать это:
- Через вкладку «Шаблоны» в Источнике.
- Через карточку.
Как создать шаблон в Источнике
Необходимо в сайдбаре выбрать Команды и нажать на значок шестерёнки при наведении на нужную вам Команду, чтобы открылись настройки.
Затем нужно нажать на Источники и выбрать среди них тот, в котором вы хотите создать шаблон.
В открывшихся настройках Источников, в верхней строке нужно выбрать Шаблоны и нажать на значок «+», чтобы создать новый шаблон.
Откроется окно, введите название шаблона, например, «Ежемесячный отчёт», «Созвон-ретроспектива».
В шаблон карточки можно внести следующие данные:
- Описание
- Чек-лист
- Файлы
- Исполнитель
- Контролирующий
- Приоритет
- Длительность
- Стадия
- Метки
После создания шаблона, кликните на свободное место и он автоматически сохранится.
Чтобы создать задачу из шаблона, выберите необходимый шаблон, кликните на три точки, и нажмите кнопку «Создать задачу»:
Как создать шаблон через карточку
Второй способ создания шаблона — через уже заполненную данными карточку. Для этого после внесения всех параметров в правом углу нужно нажать на три точки, а затем на «Создать шаблон»:
Готовые шаблоны также автоматически привяжутся к Источнику.
Как настроить повторение задач
Ещё один способ оптимизировать рабочие процессы — настроить повторение задач через определенные промежутки времени:
- по дням
- по неделям
- по месяцам
- по годам
- по другим периодам
Настроить повтор задачи можно как в уже готовой карточке, так и при создании шаблона. Делается это одинаково: в верхнем правом углу нажимаете на три точки, а затем на кнопку «Повтор задачи»:
В появившемся окне нужно активировать тумблер у надписи «Повтор задачи». После этого вы можете выбрать, как часто будет повторяться задача:
Например, вы можете настроить карточку так, чтобы задача повторялась по пятницам каждые две недели, когда вы, допустим, готовите отчёты:
Также доступна опция индивидуального периода повтора задачи. Например, каждые 3 дня после завершения:
Это полезно, когда вы работаете над регулярно повторяющимися задачами.