Пространства: главные места для работы в Shtab

Все ваши задачи всегда находятся в проектах. Но для того, чтобы с этими задачами работать, нужно создать пространство и привязать к нему проект. Только так карточки появятся у вас в системе и с ними можно будет работать.

Пространства можно разделить по типам:

1) Для работы с карточками – это Доска, Список, Диаграмма Ганта, Календарь и Матрица Эйзенхауэра
В них вы всегда работаете с карточками, без карточек они не полноценны и не имеют смысла.

2) Для работы с данными – это Файлы, Страница и Фрейм
У этих пространств нет своего проекта, карточки в них не посмотреть. В них вы работаете с другими данными, с файлами (фотографии, видео, документы и т.д.), с текстом (со статьями, инструкциями и т.д.) или же с другими сервисами (подключаете через фрейм любой другой сайт).

3) Для работы с проектами – это Портфель проектов. К портфелю вы привязываете другие проекты и можете в едином месте наблюдать за их прогрессом.

Есть еще Папка, но это просто удобный способ группировать пространства и структурировать их в левом меню.

Как создать пространство

Чтобы создать пространство, нажмите в левом меню на кнопку +, а затем выберите его вид.

После создания оно сразу же откроется у вас, а вы сможете начать в нем работу.

Настройки пространства

Прежде начала работы в пространстве, мы советуем зайти в его настройки. Это можно будет сделать из левого меню – наведитесь на название вида, нажмите на три точки рядом с ним и в выпадающем списке выберите пункт Настройки.

Разберем каждую доступную вкладку в настройках.

Основные настройки

Вкладка с главными настройками, что есть в пространстве.

Для пространств, предназначенных для работы с карточками, здесь будет больше опций. Вы сможете изменить:

— название (1) и иконку пространства (2);

— привязанный проект (3). Отвечает за то, какие карточки у вас появятся в пространстве. На доске, например, карточек не бывает самих по себе, они отображаются на ней только благодаря тому, что к доске привязан проект с этими самыми карточками;

— видимость карточек сотрудниками (4). Видимость карточек отвечает за то, какие карточки увидят сотрудники с уровнем доступа Пользователь — все карточки или только те, где они создатели, исполнители или контролирующие;

— группировку по умолчанию (5). По какому принципу будут выстроены колонки или группы на доске или в списке. Группировка может быть по статусу, по приоритету, по стадии, по группе, по исполнителю или по меткам. В случае со списком есть возможность вывести карточки без группировки одним единым списком.

— тип по умолчанию (6). Вид отображения пространства, что будет установлен сотрудникам. Этот тип сотрудники затем у себя могут изменить на любой другой удобный им, например, из доски сделать список. Эта опция отвечает именно за примененный тип по умолчанию.

Для всех других пространств все проще, можно будет изменить только иконку и название.

Доступ

Именно в этой вкладке вы задаете доступ к пространству. Если сотрудника здесь нет – он это пространство не увидит.

У руководителя и администраторов всегда есть доступ ко всем пространствам, такова их роль. Если вы не увидите их в этом списке — у них все равно будет доступ.

Сам же доступ изменить просто – нажмите на строку Сотрудники и введите в ней имя сотрудника или же выберите его из выпадающего списка. Также часть сотрудников отображена в небольших элементах под этой строчкой, можно добавить коллегу и таким способом.

Справа от добавленного сотрудника будет отображен его уровень доступа к этому пространству. По умолчанию он такой же, как и доступ сотрудника компании в целом, но это можно изменить, уровни доступа можно настраивать индивидуально на уровне каждого пространства. Об этой интересной теме мы с подробностями рассказали здесь.

Если ваше пространство вложено в другое пространство, то по умолчанию вы увидите такую надпись.

Это означает наследуемость доступов.
Дочерняя сущность доступна всем тем, кому доступна родительская сущность. По клику на выделенное название пространства вы перейдете именно в его настройки.

Наследуемость доступов можно изменить, просто добавив любого сотрудника в дочернее пространство вручную.

Метки

Метки можно использовать в качестве тегов, помечать карточки дополнительным признаком. Во вкладке с метками вы привязываете уже существующие метки компании к этому пространству.

Увидеть все доступные метки вы сможете в настройках компании.

Типы карточек

В этой вкладке вы добавляете типы карточек, которые могут использовать сотрудники в задачах. Типы карточек – набор полей и блоков задачи, доступные для работы в ней.

Галочкой отмечен тип карточки по умолчанию, к создаваемым задачам применен именно он.

Отображаемые поля

Во вкладке Карточка вы включаете те поля, которые будут отображены у вас в пространстве.

Построение колонок с карточками по умолчанию

После создания рабочего пространства карточки в нем будут строится по статусу. Если вы хотите использовать иной тип колонок/групп, то для этого нужно будет открыть настройки дисплея пространства:

И в строке Колонки выбрать нужный вам тип.

В настройках команды вы можете установить тип колонок, что будет применен по умолчанию для каждого создаваемого пространства.

Если у вас остались вопросы – пишите нам в Telegram.