Управление доступом к пространствам

В Shtab вы можете управлять доступом не только ко всей компании в целом, но и на уровне конкретных канбан-досок, списков и диаграмм. Не обязательно выдавать сотруднику права менеджера во всей компании, чтобы он мог управлять только одной или двумя досками — достаточно сделать сотрудника менеджером только для этих конкретных досок. А во всех остальных разделах и модулях сотрудник все так же будет обычным пользователем.

Расскажем подробнее в этой статье о том, как менять доступ к пространствам.

Как изменить доступ к пространству

Доступ можно будет изменить по клику на три точки рядом с названием пространства в левом меню (или же по клику правой кнопкой мыши на название) и выборе опции Доступ

Здесь в списке будут указаны сотрудники, которые имеют доступ к этому пространству. Если пространство доступно всем в компании, то изменить права доступа индивидуально не получится, но если в списке указаны конкретные сотрудники, то рядом с их именем вы увидите их текущий уровень доступа к этому пространству.

По умолчанию он точно такой же, как и на уровне компании, но его можно изменить.

То есть сотрудник может везде иметь права доступа Пользователь, а только в одной доске быть Администратором. Это позволяет сотруднику делать многие недоступные ему изначально действия только в этом конкретном пространстве

Примеры использования

Это может быть полезно во многих случаях. Подробнее о возможных действиях вы сможете узнать здесь, а в этом параграфе мы только расскажем о нескольких возможных сценариях, когда индивидуальный доступ будет полезен.

Создание и редактирование карточек

Вы можете разрешить сотруднику создавать и редактировать карточки только в одной нужной ему доске. Во всех других он может их просто просматривать без изменений, а только в одной доске – создавать свои и изменять их.

Егор – менеджер по продажам в нашей компании. Мы ему по умолчанию даем доступ ко всем пространствам, но при этом не хотим, чтобы он мог изменять какие-либо данные в задачах. Для этого создаем роль Менеджер по продажам и запрещаем любые действия с карточками, кроме их просмотра.

Но если нам для какого-то одного проекта нужен будет Егор и его умения создавать задачи, то конкретно в настройках этой доски мы можем выдать ему стандартную роль Пользователь, в которой доступно как создание, так и редактирование карточек.

И так Егор сможет в этом проекте создавать задачи и изменять их, а в других – нет.

Управление шаблонами

Аналогично можно выдать доступ к управлению шаблонами карточек и повторяемым задачам.

Егора за хорошую работу мы повысили до руководителя отдела продаж. И теперь ему надо назначать встречи со сотрудниками, но каждый раз создавать встречу неудобно. Поэтому в рамках своего проекта мы хотим ему дать возможность управления шаблонами — создавать их, редактировать и делать их повторяемыми.

Процесс точно такой же, но поступим мы чуть иначе. Сейчас мы создадим еще одну пользовательскую роль. Назовем ее как нам удобнее и откроем все возможные опции для управления задачами.

Создать роль очень просто, мы рассказали обо всем процессе здесь.

После создания роли заходим в нужное пространство, откроем настройки доступа и Егору установим роль Руководитель отдела продаж.

Возможных сценариев в реальной жизни и в каждом бизнесе очень много. Создание статусов, работа с автоматизациями и многое другое. И именно поэтому функциональность индивидуального доступа сможет помочь вам настроить все так, как нужно вам и вашей компании.

А если у вас появятся вопросы – будем рады помочь вам в Telegram.