Стартовый гайд по работе в Shtab

Если вы только начинаете работу в Shtab, у вас могут возникнуть вопросы по организации работы, настройке рабочего пространства и так далее. Собрали в одном материале все самые важные инструкции и ответы на вопросы.

Создание команды

При регистрации вы указываете название компании и логотип, а также можете сразу пригласить коллег по электронной почте.

В компании всегда есть три стандартные роли:

• Администратор — полный доступ ко всем возможностям компании.
• Менеджер — может создавать, выдавать доступ и редактировать рабочие пространства, но не меняет настройки компании.
• Пользователь — создает и выполняет задачи, без дополнительных прав.

Подробнее, чем отличаются эти роли и как их назначать, рассказали в этой статье.

К тому же, вы сможете создавать свои роли и настраивать, какие действия доступны сотрудникам для каждого уровня. Об этом подробнее здесь.

Создание и работа с пространствами и задачами

Пространство — это место для работы с карточками и их отображения. Обычно вы и команда будете работать с задачами, поэтому начнем с них.

Чтобы создать пространство, нажмите на + в левом меню (1) и выберите его вид (2).

При создании вида автоматически создается одноименный проект, в котором хранятся все карточки. Этот проект привязывается к доске, и уже на доске вы видите все задачи для работы.

После этого можно перейти в расширенные настройки, чтобы настроить доступы, метки, типы карточек, статусы, отображение в карточках. О них кратко поговорим ниже.

А о доступах к пространству можно будет узнать подробнее в этой статье.

Диаграмма Ганта

В левой части Диаграммы Ганта расположены задачи по проекту со всеми необходимыми значениями: от названия и исполнителей до статусов и меток. В правой части находится временная шкала. Она может быть разделена по дням или часам.

Задачи представлены горизонтальными полосами, длина которых соответствует датам начала и окончания. Чтобы изменить продолжительность задачи, наведите курсор на край полосы и потяните.

Мои дела и Все в одном

Помимо общих отображений задач есть ещеё два индивидуальных — Мои дела и Все в одном.

В разделе Все в одном сотрудник видит все доступные ему карточки, а администратор — все карточки компании.
В Моих делах отображаются только карточки, где вы являетесь автором, исполнителем или контролирующим. Если у вас нет роли в карточке, она здесь не появится.

Работа с задачами

Карточку можно создать несколькими способами:

При создании вы сможете сразу указать статус задачи, ее ответственного, сроки завершения или другие данные.

Как выглядит карточка внутри:

Внутри можно добавлять текстовое описание, подзадачи, чек-листы и файлы, связь с другими задачами, а также комментарии.

Исполнители и контролирующие отмечают выполнение своих задач галочкой, а для полного закрытия карточки нужно нажать Завершить в левом верхнем углу. Это позволяет точно отслеживать статус работы и видеть, что выполнено, а что нет. Подробнее об этом можно будет узнать здесь.

Когда у вас будет много карточек, в них станет сложнее ориентироваться. Чтобы упростить процесс поиска нужной, в Shtab предусмотрены сортировка, фильтрация и поиск.

Настройка компании

После создания компании вы можете продолжить ее настройку — изменить ее название, добавить новых сотрудников или создать свои статусы с проектами. Для этого нажмите название вашей команды в левом меню и выберите Настройки.

В общих настройках компании можно:

• загрузить логотип,
• сменить название,
• выбрать язык и валюту по умолчанию,
• отключить ненужные модули (например, финансовый блок, если он не нужен).

На вкладках Тарифный план и Биллинг можно выбрать оптимальный для себя тариф, пополнить счет, добавить плательщика и отслеживать финансовые операции. Подробнее про оплату Shtab.

Настройка Справочников

В настройке cправочников вам доступна возможность создания и изменения:

• Проектов – мест, где хранятся карточки,
• Статусов задач,
• Меток задач,
• Пользовательских полей карточек,
• Типов карточек.

Проекты

В проектах хранятся задачи и вся информация о них. Если вы не хотите, чтобы данные разных отделов или задач компании смешивались, рекомендуем создавать для каждого пространства свой проект.

Как создать проект:

1. Нажмите Проекты;
2. Нажмите +;
3. Дайте ему название и по желанию оставьте комментарий. Затем нажмите Создать.

Если нажать на проект, вам откроются его подразделы. У каждого проекта есть 3 подраздела:

• Основное — указаны название, ключ и комментарий,
• Стадии — можно добавить или удалить стадии рабочего процесса и указать их временной период,
• Шаблоны — вкладка для добавления или изменения шаблонов карточек.

Статусы

Статусы — это этапы вашего рабочего процесса, по которым будет отслеживаться прогресс выполнения задач.

Чтобы создать новый статус, в настройках компании нажмите на +.

И выберите его цвет, нажав на цветовой круг.

Нажав на три вертикальные точки справа напротив статуса, вы можете удалить его, редактировать (изменить название и цвет) или объединить с другим статусом.

Чтобы добавить статус к пространству, зайдите в его настройки и выберите его.

Только после этого статусы появятся в ваших пространствах, а вы сможете перемещать карточки в них.

Метки

Метки — это дополнительные признаки карточек, которые помогают структурировать задачи и упростить с ними работу.

С их помощью можно выделять важные детали, указывать формат задачи (например, звонок, договор, документ), обозначать направление или категорию (продажи, маркетинг, разработка) и группировать карточки для быстрого поиска и фильтрации.

Чтобы создать метку в компании, нажмите на +.

Затем введите название метки и выберите цвет. Процесс аналогичен добавлению статуса.

Для того, чтобы использовать метки в карточках, их также нужно будет добавить в настройках пространства.

Пользовательские поля

По умолчанию в карточке будут стандартные поля: Исполнитель, Контролирующий, Сроки, Длительность, Статус, Приоритет, Стадия, Связь, Метки и Цена.

Если этих полей в карточке недостаточно, то вы всегда сможете создать свои пользовательские поля.

Чтобы создать настраиваемое поле, нажмите на +.

Вам будут предложены поля, которые можно добавить, а справа будет список тех полей, которые уже есть.

После создания пользовательского поля его нужно будет добавить в тип карточки.

Типы карточек

Карточка — это любая работа, которую нужно выполнить, будь то задача или закрытая сделка. Именно поэтому в Shtab есть разные типы карточек, вы можете создавать свои для разных видов работы: задачи, события, сделки, закупки, документы, резюме и так далее.

Типы карточек помогают классифицировать задачи и упрощают организацию работы. Можно создавать любое количество типов под ваши нужды, например для встреч, отчетов или сбора референсов. Для каждого типа карточки можно настроить модули (описание, чек-лист, комментарии, файлы) и поля (наблюдатель, график работ, ставка за час и другие), чтобы карточка соответствовала конкретным требованиям работы.

Чтобы создать тип карточки, нажмите на +.

Затем дайте название Типу карточки, выберите нужные для вас Модули и Поля.

Для уже существующих задач вы сможете изменить тип карточки внутри ее.

Установка трекера времени и отслеживание активности

Одна из особенностей нашего сервиса — наличие собственного приложения трекера времени. Трекер позволяет фиксировать затраченное пользователем время на работу над карточкой и отслеживать активность сотрудника во время работы.

Чтобы скачать трекер для вашей платформы, перейдите по ссылке.

Инструкции по установке трекера Shtab:

• Для Windows,
• Для MacOS,
• Для Ubuntu.

Подробный гайд по тайм-трекеру.

Начать отслеживание времени можно прямо из карточки. Для этого откройте нужную карточку и нажмите значок запуска в левом верхнем углу — если приложение трекера открыто, таймер запустится автоматически.

Время также можно добавлять вручную. Для этого у пользователя должно быть соответствующее право, которое настраивается в профиле в yастройках компании. Если оно включено, в карточке во вкладке Трекер или в разделе Активность появится возможность внести время.

Трекер времени умеет делать скриншоты с устройства пользователя. Встроенная нейросеть блюрит персональные данные вроде переписок в мессенджерах, поэтому конфиденциальность сохраняется, а при этом все процессы становятся прозрачными.

О том, где смотреть скриншоты пользователя, читайте в инструкции.

Управление финансами

В Shtab вы сможете ввести базу контрагентов, привязать или создать свой счет и производить выплаты сотрудникам по их затраченному времени работы.

В нем вы можете посмотреть:

• Операции — список всех ваших финансовых операций,
• Зарплата — список платежей исполнителям за определенные сроки или часы,
• Счета — перечень ваших банковских счетов,
• Контрагенты — список партнеров и подрядчиков,
• Статьи — перечень статей доходов и расходов,
• Направления — тематические финансовые операции, объединенные по какому-либо признаку.

Подробная инструкция по работе с Финансами.

Настройка уведомлений

В Shtab предусмотрена гибкая система уведомлений, которую каждый сможет настроить под себя.

На странице настроек уведомлений можно будет отключить ненужные вам каналы получения нотификации или же детализировать действия, по которым вы хотите получать информацию.

Подробная инструкция по настройке уведомлений.

Инструкция по настройке web-уведомлений.

Еще больше инструкций вы найдете по ссылке — https://doc.shtab.app

Подписывайтесь на наш каналы YouTube и Rutube, где мы публикуем видеотуториалы и демонстрируем возможности сервиса.

Если у вас остались вопросы – пишите нам в Telegram.