Пространства

Канбан-доска

Доска помогает наглядно организовать работу, ведь все карточки распределяются по столбцам, а вы сразу видите, на каком этапе находится каждая задача.

Все, что вы видите на этом скриншоте, можно изменить: от названия столбцов и вида карточек до типа сортировки и группировки столбцов. Ниже расскажем подробнее обо всем.

Это самый популярный формат для работы с задачами, потому что все сразу перед глазами, а карточки удобно перетаскивать между столбцами например, когда задача переходит на следующий этап.

Расскажем в этой статье как создать доску и настроить ее.

Как создать доску

В левом нижнем углу нажмите на кнопку Создать и выберите тип пространства Доска

Вы также можете сразу создать пространство вложенным в другое. Для этого наведите курсор на пространство, которое должно стать родительским, и нажмите на значок +. Новое пространство автоматически создастся внутри выбранного.

При создании пространства автоматически создается проект с таким же названием.
Если нужно, вы можете зайти в настройки и заменить его на уже существующий проект с карточками.

💡

Проекты — это фактическое местонахождение карточек. На доске эти карточки будут отображаться и с ними можно работать, но по факту они связаны именно с проектами. Подробнее о проектах можно узнать здесь.

После создания пространства оно сразу же откроется у вас на экране.

Разберем как настроить доску и добавить в нее все необходимое.

Как настроить доску под себя

Открыть настройки рабочего пространства можно через левое меню. Наведите курсор на название пространства, нажмите на три точки рядом с ним и выберите пункт Настройки.

Также можно кликнуть по названию правой кнопкой мыши, откроется то же самое контекстное меню.

В настройках можно изменить большинство данных – изменить права доступа сотрудников к этому пространству, добавить новые статусы и метки, создать и настроить тип карточек и так далее.

Разберем подробнее каждую возможность.

Основные настройки

Вкладка, которую вы увидите по умолчанию после открытия настроек.
В поле Название можно изменить название этого пространства, а левее этого поля изменить его иконку.

Проект

В поле Проект будет указан проект, что привязан к этому пространству. Карточки привязываются именно к проекту, поэтому в пространстве отображаются только те задачи, которые относятся к выбранному проекту.

Вы можете выбрать другой проект, если нужно. Нажав на значок редактирования справа, можно поменять его название, ключ и описание, а также настроить его стадии и шаблоны. О стадиях и шаблонах расскажем дальше.

Видимость карточек

Поле Видимость карточек отвечает за отображение карточек для сотрудников с правами Пользователь на этой доске.

Все карточки – пользователи увидят все карточки
Только свои – пользователи увидят только те карточки, в которых у них есть роль создателя, исполнителя или контролирующего.

Менеджеры и администраторы всегда будут видеть все.

Группировка

Группировка определяет, как будут расположены колонки на доске. По умолчанию используется группировка по статусу, но ее можно изменить как для конкретного пространства, так и для всей компании.

Выбранная опция будет влиять на отображаемые колонки. Если вы выберите группировку по приоритету, то колонки будут выстроены по приоритетам.

Важно иметь в виду, что настройка задает только стандартное отображение для всех пользователей. Каждый сотрудник для себя все равно может выбрать удобный способ построения колонок в настройках дисплея на доске.

В итоге каждый пользователь может настроить отображение колонок так, как ему удобно.

Вы можете выбрать группировку по умолчанию для всех создаваемых вами пространств в настройках команды. Подробнее об этом в инструкции.

Тип пространства

Поскольку пространство изначально создано как доска, его тип — Доска. Он будет использоваться по умолчанию для всех сотрудников, работающих в нем, а также для гостей, открывающих его по внешней ссылке.

При этом каждый пользователь может выбрать удобный для себя формат отображения. Например, переключиться на список или диаграмму Ганта и работать в этом режиме — даже если у остальных пространство по-прежнему отображается как доска.

В правом верхнем меню пространства можно переключиться на другой вид отображения.

Тип карточки

Тип карточки определяет набор полей и блоков, которые будут видны в создаваемой задаче. Разные типы помогают структурировать карточки по их назначению, например, задача, сделка или встреча.

Тип карточки по умолчанию отмечен галочкой. Вы сможете создать свой тип через кнопку + или отредактировать существующий, кликнув на него.. Подробнее о типах карточки можно узнать здесь.

Доступ к пространству

Открыть настройки доступа вы сможете в соответствующей вкладке в настройках пространства или же если нажать на кнопку Доступ в правом верхнем углу на доске.

По умолчанию все создаваемые вами пространства доступны всем сотрудникам. Если пространство вложено в другое, то автоматически наследуются права доступа к родительскому пространству.

Доска Планирование вложена в доску Разработка, поэтому доступы наследуются из родительского пространства

Для того, чтобы добавить пользователя, введите его имя, фамилию или же почту в строке Сотрудники.

Вы также автоматически будете добавлены в доступ.

💬

Если доступ к пространству установлен для всех, а вы хотите убрать какого-то одного конкретного сотрудника, то нужно будет методом исключения добавить всех остальных пользователей кроме ненужного.

Если вы хотите, чтобы все создаваемые вами пространства по умолчанию были доступны только создателю, то администраторы смогут включить эту опцию в настройках команды.

При клике на кнопку доступа на доске получится также настроить публичный доступ к доске. Подробнее об этом здесь.

Статусы

Вы можете создать новый статус или добавить созданный ранее с помощью кнопки + Статус. Для создания статуса на доске у вас должен быть включен тип группировки По статусам.

Также это можно сделать и в настройках пространства во вкладке Статусы.

После добавления статуса в это пространство, можно будет выбрать его в карточках.

🛑

Системный статус Без статуса не является полноценным статусом, поэтому не вся функциональность доступна для него, например, вы не сможете отфильтровать карточки по этому статусу или же перетаскивать задачи между собой внутри этой колонки. Если вы не работаете по статусам, то об этом можно не переживать, но если статусы важны для вас, то советуем создать и использовать созданные вами статусы.

Подробнее о работе со статусами можно узнать в этой статье.

Группы

Создать новую группу вы сможете как на доске при установленном типе колонок по группам или же напрямую в самой карточке.

Группы связаны с проектом, поэтому если вы привяжете к доске уже существующий проект с группами, создавать их заново не нужно — они сразу будут доступны для использования. Подробнее о работе с группами и их применении читайте в этой статье.

Стадии

Создать и просмотреть стадии можно, нажав на стрелку рядом с кнопкой создания и выборе в меню опции Стадия.

В правой панели вы сможете создать новую стадию, изменить ранее созданную или же установить нужный порядок отображения стадий на доске с помощью перетаскивания стадии между собой.

Стадии привязываются к проекту, поэтому при привязке уже существующего проекта к пространству, все ваши ранее созданные стадии будут указаны и здесь. Подробнее о стадиях можно узнать в этой статье.

Метки

Для того, чтобы назначать метки на карточки, их сначала нужно добавить в пространство, только после этого они станут доступны для выбора в карточках.

При построении колонок по меткам одна и та же карточка может быть отображена сразу в двух столбцах, так как у задачи может быть множество меток.

Это не разные задачи, это одна и та же карточка, которой присвоены метки Контент и Интерфейс

При этом при перетаскивании задачи из одного столбца в другой, метка заменяется, а не добавляется. Это сделано для того, чтобы не перегружать интерфейс и вашу работу с ним, вызывая дизориентацию от появляющихся тех же самых задач. Поэтому если вы хотите добавить дополнительную метку, то это нужно будет сделать напрямую в карточке в поле Метки.

Отображение полей карточки на доске

После создания карточки на доске всегда будут отображаться все ее системные поля — ее название, проект, статус, метки, даты начала и завершения, приоритет, стадия, тип карточки, связи и группы.

Вы можете отключить вывод ненужных полей на доске и отобразить только необходимую для вас информацию. Для этого в настройках дисплея будет доступны настройки вывода полей, которые помогут отобразить только нужные поля. Так можно включить для отображения и некоторые типы пользовательских полей – тех полей, что были созданы вами.

Сведения по проекту

Вы можете посмотреть прогресс проекта по клику на кнопку Сведения в правом верхнем углу пространства.

Процент выполнения рассчитывается по соотношению закрытых задач ко всем задачам проекта. Прогресс отображается в виде диаграммы на основе сроков завершения задач.

В этом же разделе можно установить сроки проекта, назначить ответственного и добавить описание с целями, которых планируется достичь.

Шаблоны карточек

Иконка левее кнопки создания карточки позволит вам открыть панель шаблонов.

Шаблоны привязываются к проекту, поэтому если у вас уже есть ранее созданные шаблоны проекта, то вы увидите их в этом разделе и сможете по ним быстро создать карточку. Подробнее о шаблонах можно будет узнать в этой статье.

Руководства и вебинары

Цели

Роли и доступы

Компания

Проекты

Пространства

Карточки

Работа с карточками

Финансы

Активность

Трекер времени

Отчеты

Интеграции

Импорт

Оплата