База данных: что это и как ей пользоваться

База данных — это хранилище, где содержится вся информация о рабочих пространствах и задачах. В Базах данных хранятся шаблоны задач, типы карточек, метки, статусы, группы, стадии.

При создании рабочего пространства База данных создается автоматически. Но в любой момент вы можете ее изменить.

Если вы хотите создать базу данных, а потом добавлять в нее рабочие пространства, это можно сделать в настройках команды. Для этого откройте соответствующую вкладку в справочниках и нажмите на плюс.

Введите название, ключ сгенерируется автоматически. Если надо, можно написать комментарий, например, для каких задач можно использовать эту Базу данных.

Если вы хотите изменить Базу Данных, откройте сайдбар, нажмите на вертикальное троеточие возле рабочего пространства и выберите «редактировать».

В появившемся окне справа вы можете поменять Базу данных.

Удалить Базу данных можно там же в настройках команды, где мы ее создавали. Обратите внимание, что вместе с БД будет удалено все, что в ней находится: Статусы, Метки, рабочие пространства и т.д. Поэтому тут нужно быть очень внимательными и осторожными.

Сценарии использования

Самое простое использование — это когда у вас для каждого рабочего пространства своя база данных и это вряд ли надо показывать.

Второй пример подойдет для руководителя отдела. Представим, что у вас есть своя доска, где собраны все проекты, и отдельные доски с проектами заказчиков. Статусами разделены этапы задач, а метками — заказчики. Чтобы не делать одинаковые карточки с задачами на обеих досках, можно объединить их одной БД и разделить с помощью настройки видимости.

Для примера возьмем проект Ромашка. На доске руководителя есть 5 задач этого проекта. К ней подключена та же БД, что и к доске руководителя.

К доске Ромашка те же Статусы, то и у доски руководителя. Если есть статусы, которые не нужны на Доске Ромашка, не подключайте их. Сейчас на доске отображены все задачи из подключенных статусов.

Чтобы отображались задачи только Ромашки, перейдите в настройки видимости карточек выберите «полное совпадение».

Теперь на доске Ромашки есть задачи только этого проекта.

Множественные БД

У карточек могут быть множественные БД. Их удобно использовать, если у вас одна и та же задача относится к нескольким рабочим пространствам. Чтобы эту задачу не дублировать, можно использовать множественные Базы данных. Для этого выберите в карточке вторую БД.

Подключите на Доске 2 тот же Статус, что и на Доске 1, где находится общая карточка. Тогда карточка будет отображаться на обеих досках.

Другие задачи из этого Статуса не подтянутся. И перенести карточку с множественной БД можно будет только в общий Статус. То есть когда задача будет закрыта, ее можно будет перенести только в тот Статус, который есть и на другой доске.