Настройка доступов к Видам и как это использовать на практике

В Комнате вы можете создать несколько Видов отображения рабочего пространства и настроить отдельные доступы для каждого. Расскажем, как это делается и в каких сценариях пригодится.

При создании Комнаты вы создаёте один или несколько Видов отображения рабочего окна. Сейчас на выбор доступны Канбан-доска, Календарь, Матрица Эйзенхауэра, Список, Файлы.

Как настроить доступ к Виду после создания Комнаты

Функция ограниченного доступа предоставляется на тарифах Base и Pro.

Предоставить или ограничить доступ к Канбан-доске, Календарю или другому Виду в любой момент можно в настройках Комнаты. Для перехода к ним нажмите в сайдбаре на название Комнаты, затем на три точки справа от него и на кнопку «Настройки»:

В появившемся окне есть опция изменения самого Вида, а также настройки доступа к Комнате:

Предоставьте доступ нужному человеку, введя его имя или e-mail (если он уже в вашей Команде). Если же вы решили открыть Вид для всей команды, нажмите на «Доступно всем»:

По аналогичному принципу доступ к отдельному Виду (например, к Доске) предоставляется на вкладке Доступы в настройках:

Как можно использовать разграничение доступов к Видам в рамках одной Комнаты

Разберём на примере условной Контент-редакции.

Допустим, в вашей команде состоит несколько участников: Контент-маркетолог, Редактор, Копирайтер, SMM-специалист, Performance-специалист.

Общую Комнату вы можете представить в Виде канбан-доски, где Статусами вы обозначаете этапы работы над статьями. Этих этапов-статусов у вас может быть хоть 5, хоть 10, хоть 30 штук, в зависимости от вашего воркфлоу.

Но видеть все эти этапы работы по большому счёту нужно только Контент-маркетологу, который курирует весь процесс. Например, Копирайтеру, двигающему карточки между тремя колонками (Бэклог, В Работе, На проверке), не за чем знать, что происходит с материалом на этапе Рекламного посева.

Чтобы более удобно организовать работу как всей редакции, так и отдельно взятого Копирайтера, создайте Виды с ограниченными доступами.

По уже знакомой схеме перейдите в настройки Комнаты через сайдбар и в левой графе «Вид» нажмите на +. Перед вами появится окно, где вы задаёте название нового Вида, выбираете источник (чтобы была синхронизация данных с общей доской, важно выбрать тот же Источник; подробнее об Источниках в инструкции) и тип отображения рабочего пространства. Пусть это снова будет канбан-доска, а называться она будет «Доска копирайтера»:

В созданном Виде перейдите на вкладку Доступ и введите в поле имя вашего Копирайтера:

Так, ваш Копирайтер Маргарита будет иметь доступ к Доске копирайтера, тогда как, например, Performance-специалист Ксения туда зайти не сможет.

Далее перейдите на вкладку Статусы и подключите только те Статусы, которые нужны вашему Копирайтеру. Допустим, Бэклог, В работе, На проверке:

Теперь доска вашего Копирайтера будет выглядеть следующим образом:

И если он перенесёт карточку из колонки-статуса Бэклог в колонку В работе, то аналогичное действие произойдёт и на общей доске вашей Контент-редакции.

Таким образом, каждый участник команды получит удобное индивидуальное рабочее пространство, но также будет общая доска, где будет виден весь прогресс по проекту.

Это лишь один из немногих сценариев использования ограниченного доступа к Видам. По большому счёту всё ограничивается особенностями вашего воркфлоу и фантазией (:

***

Если у вас остались вопросы – пишите нам в Telegram.