Shtab 3.1: о-о-очень большое осеннее обновление. Прямо гигантское. Больше, чем iPhone Duo.

Выпускаем Shtab 3.1 — самое важное обновление для планирования работы, управления компанией и больше пользы от ИИ. Улучшили интерфейс, полностью переработали финансовый раздел, добавили ресурсное планирование, гостевые места и создание собственных ИИ-агентов. А также расширили возможности диаграммы Ганта и автоматизаций, обновили публичный API и добавили вебхуки. И еще открываем ранний доступ к мессенджеру для общения внутри системы.

Обо всем по порядку. И начнём с приятного!

Обновленный интерфейс

Сильно прокачали анимации перехода и открытия карточек, доработали свернутое состояние бокового меню, а еще добавили возможность устанавливать свои фоновые изображения или видео во вкладки.

Управлять можно не только фоном всей вкладки, но еще и цветом отдельных колонок. Сделать столбец с критичными задачами еще заметнее.

Изменения будут отображены всем пользователям, поэтому лучше для рабочих проектов использовать градиенты, мы добавили несколько готовых шаблонов. Можно самостоятельно указать дополнительное затемнение фона или прозрачность колонок.

А во внутренние дела команды вставить что-то более динамичное. Хоть мемы с котами. Если, конечно, это поможет в работе. Нам помогает.

Финансовый учет

Но не интерфейсом одним занимались. В этом обновлении мы полностью переработали раздел «Финансы». Теперь в нем можно полноценно вести доходы и расходы компании, выставлять счета клиентам, планировать бюджеты и следить за тем, сколько компания зарабатывает на проектах.

Финансы появились и внутри проектов и задач. Shtab рассчитывает их экономику на основе учтенного времени, ставок сотрудников и связанных операций. Например, если на задачу потребовалось больше часов, чем вы рассчитывали, это отразится в ее себестоимости.

Для работы с клиентами добавили выставление счетов с реквизитами, настройкой НДС и выгрузкой в PDF. И добавили возможность создавать регулярные счета с отправкой по расписанию.

Операции можно создавать вручную, получать через банковские интеграции или загружать из выписок в форматах 1С, CSV и Excel. Для регулярных платежей, например ежемесячной аренды, достаточно просто один раз настроить платеж и указать его расписание.

А все операции будут отображены в платежном календаре. Здесь Shtab покажет ожидаемые поступления по счетам и все регулярные платежи, на основе которых и будет строиться прогноз остатка денег.

Для планирования добавили бюджеты компании и отдельных проектов. Доходы и расходы можно распределять по месяцам, сравнивать план с фактом и готовить разные сценарии. Версии бюджета сохраняются, поэтому можно быстро вернуться к предыдущим расчетам и посмотреть, как менялся план.

Обновили и работу с начислениями сотрудникам. Можно задавать условия оплаты, формировать месячные ведомости, добавлять премии и удержания, согласовывать учтенное время и оформлять выплаты.

Ресурсное планирование

Когда сотрудники работают сразу в нескольких проектах, по списку задач трудно понять, кто перегружен, а кто свободен и сможет помочь. Для этого мы добавили раздел «Ресурсы». Здесь можно распределить время команды между проектами, учесть все отсутствия и заранее обнаружить, где людей может не хватать.

Работает все просто. Вы выбираете сотрудника, проект и бронируете по нему нужное количество часов. Например, можно заранее договориться, что в следующем месяце дизайнер уделит одному проекту 80 часов, а другому — 40.

Если на проект нужен свободный сотрудник, подобрать и проверить свободное время можно из вкладки «Подбор», здесь Shtab покажет всех сотрудников и их доступность по месяцам.

Чтобы план учитывал реальную доступность команды, добавили графики работы и отсутствия. Можно настроить пятидневку, сменный график, свои часы по дням недели или гибкий график с нормой на месяц. Отпуска, больничные и отгулы автоматически уменьшают доступное время, а сотрудники могут сами отправлять заявки отсутствия вам на согласование.

Для каждого сотрудника можно указать дату, с которой начинает действовать новый график. Например, со следующего месяца перевести его на неполную занятость или установить разное количество рабочих часов по дням недели. Shtab все это учтет.

В карточке задачи появился блок «Ресурс». В нем можно указать участников и оценить, сколько часов потребуется каждому.

Помимо сотрудников, в пул ресурсов можно внести оборудование, подрядчиков, лицензии и все другие ресурсы компании. Для них достаточно задать количество, стоимость и доступность, а уже после их можно бронировать под проекты.

Pro-режим диаграммы Ганта

Когда сроки задач или проекта меняются, важно понимать, насколько текущий график отличается от согласованного в начале. Для этого в диаграмме Ганта появился режим Pro с базовыми планами и версиями прогноза.

Изначально согласованный график можно сохранить как базовый план, а затем сравнивать с ним текущие сроки. Полосы плана и показатели отклонений помогут увидеть, как и насколько сдвинулись задачи. Версии сохраняют историю планирования, так что можно будет вернуться к прошлому плану.

Помимо этого, добавили автопланирование задач с учетом прадзничных и выходных дней, а также возможность настройки светофора проекта. Вы сами определяете, какое отклонение по задачам считать допустимым, а какое требует внимание.

Новые автоматизации

Переработали конструктор автоматизаций и добавили новые способы запуска правил. Теперь помимо простых событий, действия могут выполняться по достижению определенного момента, по расписанию или нажатием кнопки в карточке.

Например, за день до крайнего срока задачи Shtab может автоматически добавить в карточку комментарий с напоминанием или повысить приоритет. А для повторяющихся автоматизаций по расписанию можно выбрать дни недели и время выполнения — в каждый понедельник в 11:00 отправлять комментарии во все просроченные карточки проекта.

Запуск по кнопке пригодится для сценариев, которые сотрудник должен начать сам. Например, можно настроить кнопку «Отправить на согласование», которая автоматически переведет задачу на проверку и добавит в нее контролирующего. Сотрудник просто нажимает на кнопку в задаче, а оба действия выполнятся сами. При этом такое правило можно запустить сразу по нескольким выбранным задачам.

И еще: одну автоматизацию можно сразу подключить к нескольким проектам или использовать во всей компании, так что больше не придется дублировать ее в каждый проект.

Доступ для подразделений, групп и должностей

В обновлении 3.0 мы добавили структуру компании. Теперь ее можно использовать для выдачи доступа — добавлять в задачу, проект или цель сразу целое подразделение, группу или должность. Каждого сотрудника по отдельности добавлять необязательно.

Для каждой категории можно заранее установить минимальную роль доступа. Shtab учтет ее при назначении прав сотрудникам, поэтому одинаковые настройки не придется повторять для каждого коллеги.

Подробнее о настройке рассказали в инструкциях о подразделениях и группах.

Обновленный профиль сотрудника

Собрали в одном месте всю личную и рабочую информацию о сотруднике.

Самое удобное изменение — во вкладке «Доступы» можно посмотреть, к каким пространствам сейчас имеет доступ сотрудник, какая роль ему назначена и откуда унаследован доступ. Это поможет разобраться, почему сотрудник видит конкретный проект и что он может в нем делать.

В профиле сотруднику также доступны просмотр активных сессий с возможностью их удаленного завершения, разрешенные способы входа, подключение двухфакторной аутентификации и выдача персональных токенов API.

Гостевой доступ

Для клиентов, партнеров, фрилансеров и других внешних участников вашей работы добавили отдельные гостевые места.

Гостю доступен только просмотр открытых для него пространств и задач. Финансы компании, активность всех коллег и общий список профилей сотрудников всегда остаются закрытыми.

Добавить пользователя как гостя можно как обычно при приглашении сотрудника, достаточно выбрать роль «Гость» во время отправки письма. Оттуда же из списка сотрудников можно легко перевести гостя во внутренний штат.

Гостевые места учитываются отдельно от мест сотрудников и имеют собственный лимит.

Собственные ИИ-агенты

Теперь в Shtab можно создавать ИИ-агентов под конкретные задачи и управлять их возможностями.

Например, агент-помощник руководителя проекта может проверять просроченные задачи, ближайшие дедлайны и незавершенные работы. Инструкции сохраняются в настройках агента и будут применяться к каждому диалогу.

Набор инструментов тоже настраиваете вы сами. Одному агенту можно оставить только чтение и анализ данных, а другому разрешить создание задач, комментариев и изменение карточек.

Мессенджер в раннем доступе

Добавили внутренний мессенджер для общения с командой прямо в Shtab.

В нем собрали привычные многим возможности мессенджеров — личные и групповые чаты, ответы на сообщения, реакции, обмен файлами и эмодзи. Все это теперь рядом в одной системе с задачами и проектами.

Мессенджер пока доступен только по запросу. С подключением помогут поддержка, ваш менеджер или наша команда в Telegram-сообществе.

Поле «Формула»

В карточках появилось поле «Формула». На основе других данных задачи можно автоматически рассчитать стоимость работ, оценку или другой нужный показатель.

При этом формулы поддерживают обращение к родительской задаче и подзадачам, а сам результат отображается как в самой карточке, так в списке и диаграмме Ганта.

А если не захочется создавать все вручную, то можно воспользоваться готовыми примерами или довериться ИИ и попросить агента составить формулу под вашу цель.

Новые отчеты

Продолжаем обновлять отчеты. В версии 3.1 добавили:

• Отчеты по задачам — «Завершено за период», «Время завершения», «Диаграмма потока», «Баланс созданных и завершенных», «Завершено в срок», «Задержались в работе» и «Время в статусе».

• Отчеты по сотрудникам — «Сводный отчет по сотрудникам» и «Загрузка команды».

• Отчеты по проектам — сводку по проектам, отчет «Что сделано», обзор и детализацию SLA.

И обновили персональный отчет по сотруднику.

Публичный API и вебхуки

Расширили возможности подключения внешних сервисов к Shtab. В новой версии публичного API появились управление ключами, выбор разрешений и срока действия. Для каждой интеграции можно ограничить доступ нужными ей действиями и данными.

А еще добавили вебхуки. Теперь внешний сервис сможет получать сообщения о выбранных событиях в Shtab — по всей компании или только в нужных проектах. Например, использовать изменение задачи для обновления данных в другой системе или запуска следующего шага работы.

Остальные улучшения

И это далеко не все изменения. Помимо основных описанных выше возможностей, в обновление вошли и другие добавления и улучшения:

• Личные напоминания о задачах. Появилась возможность выбрать, когда Shtab должен напомнить о конкретной карточке.
• Ручная блокировка карточек. Заблокированную карточку не получится изменить или завершить.
• Работа ИИ с вложениями. Ассистент может читать приложенные к задаче изображения и документы, а также самостоятельно прикреплять подготовленные им файлы.
• Лента активности в проектах, целях и портфелях. Изменения собраны в общей ленте, по которой удобнее следить за всем ходом работы.

• Экспорт с выбором полей. Больше не нужно включать поля для экспорта в самом виде, теперь достаточно выбрать их только при самом экспорте.
• Шаблоны папок и нескольких пространств. В шаблон можно сохранить целую структуру с вложенными пространствами, холстами и базами знаний.
• Локация и карта. В карточке можно указать местоположение и посмотреть все задачи на карте.

• Личные настройки отображения. Добавили фильтр «Я наблюдаю», столбец даты создания задач и возможность скрывать задачи в выбранных статусах. Наконец-то можно скрыть все ненужные статусы в разделе «Мои дела».
• Оформление вкладок. Доступны фоны для вкладок пространств, в том числе и видео, а также настройки цвета, плотности и прозрачности колонок.
• Совместный доступ по ссылке. Доступ можно открыть к вложенным материалам, а для холста — разрешить редактирование.
• Создание задач из файлов. Вложите файл, а Shtab создаст по нему задачу.
• Управление компанией. Добавили приглашение сотрудников по постоянной ссылке и передачу роли руководителя другому участнику.
• Новые финансовые интеграции. Добавили подключение банка Точка и получение операций из ЮKassa, CloudPayments и Robokassa.
• Упоминания команд. Упоминание подразделения, группы или должности отправляет уведомление входящим в них сотрудникам.
• Журнал действий. Появились поиск по тексту и более подробная информация об источнике изменений.
• Работа с файлами. Добавили предпросмотр PDF, отображение прогресса загрузки и загрузку файлов в обзоре проекта и портфеля.
• Управление списком с клавиатуры. Для работы с ячейками стали доступны стрелки, Enter и Esc.
• Обновления без перезагрузки. Изменения коллег появляются в большем числе разделов, а прочтение уведомлений синхронизируется между вкладками.
• Импорт из Asana. Переносите задачи с пользовательскими полями и привязками к нескольким проектам.

Обновление мобильных приложений

В названии обновления не зря упоминаем iPhone, ведь мы подготовили большие обновления и для наших мобильных приложений. В приложениях появились цели, портфели, трекер времени, диаграмма Ганта и настройка главной страницы.

Об этих возможностях рассказываем в отдельном обзоре мобильного обновления.

Новый Shtab Tracker и учет времени в браузере

Полностью переработали Shtab Tracker: обновили интерфейс, добавили аналитику рабочего времени прямо в приложении, настройки скрытия информации на скриншотах и новые варианты обработки простоя.

А ещё учитывать время теперь можно прямо в браузере, без установки приложения. О возможностях нового трекера, веб-трекинге и переходе со старого приложения рассказываем в отдельной статье.

Исправления ошибок

Не забываем и о работе над ошибками. В этом обновлении мы:

• Исправили обновление данных в реальном времени. Изменения коллег появляются теперь сразу же в еще большем числе разделов, а прочтение уведомлений синхронизируется между вкладками.
• Исправили проверку групп условий «И» и обновление результатов проверки в рабочих процессах.
• При дублировании страниц корректно учитываем ссылки на ее подстраницы.
• Новые задачи на доске появляются сразу, а двойное нажатие больше не создает дубликаты.
• Исправили поиск задач с символом «№».
• Исправили сохранение вложений при удалении и восстановлении комментариев и двойной учет занятого ими места.
• Доработали импорт из Jira и Kaiten, а также повторные сохранения колонок после ошибок импорта.
• В трекере исправили обработку скриншотов из сохраненных офлайн-конфликтов и привязку остановки таймера к записи времени.
• Исправили ошибку в сводном отчете при группировке по исполнителям.
• Устранили ошибку, при которой удаление исходной роли сбрасывает уровни доступа созданной на ее основе роли.
• Улучшили работу массового изменения статусов, сдвиг сроков и работу с группой дополнительного проекта.
• Исправлено сохранение описания при обновлении задачи через API.
• Исправлена синхронизация с Т-Банком и Модульбанком.

Уже начали работу над следующим обновлением, а обсудить и поделиться впечатлениями по этому обновлению можно в нашем Telegram-сообществе. А команда поддержки поможет с настройкой новых возможностей и ответит на вопросы.