Shtab 3.0: рабочие процессы, структура компании и каталог шаблонов

Выпускаем одно из самых больших обновлений Shtab. Добавили рабочие процессы, структуру компании и каталог шаблонов, запустили новые отчеты, холст, таблицы с формулами и несколько новых интеграций. Рассказываем обо всем по порядку.

Рабочие процессы

Бывало, что карточка перескакивала обязательный этап? Сделка уходила дальше без согласования, а задача без проверки или наоборот попадала в работу раньше времени? Теперь такие ситуации можно предотвратить с помощью рабочих процессов.

Вы сами определяете, между какими статусами можно перемещать карточки и какие условия должны быть выполнены для каждого перехода. Можно все настроить так, что задачу не получится перевести на проверку, если в ней нет контролирующего. Или завершить ее, пока все исполнители не подтвердили выполнение. Условия выбираете вы сами.

Переход может требовать выполнения как всех заданных условий, так и хотя бы одного из них. Логика настраивается с помощью операторов И, ИЛИ и НЕ, к тому же условия можно объединять в группы и проверять каждую из них отдельно.

При смене статуса также можно запрашивать комментарий. Сотруднику потребуется указать причину отклонения или отмены задачи.

Обязательный комментарий можно запрашивать не только при смене статуса, но и при переносе крайнего срока. Сотруднику придется объяснить изменение дедлайна, поэтому смена сроков не пройдет незаметно.

А если кто-то захочет перескочить важный этап задачи, то Shtab просто не даст этого сделать, весь процесс будет идти строго по ранее настроенному вами сценарию.

И все это уже доступно вам в настройках компании. Создайте рабочий процесс, привяжите его к нужному вам проекту и начните заполнять его статусами и правилами. Для вас мы оставили несколько подсказок в самом процессе, шаги в быстром старте помогут разобраться с настройками и запустить первый сценарий.

Структура компании

Чем больше команда, тем сложнее следить за тем, кто в каком отделе работает и какой доступ ему нужен. При добавлении новых сотрудников роли приходится назначать вручную, а структуру компании хранить где-то отдельно. Теперь все это можно настроить прямо в Shtab.

В настройках появилась карта структуры компании. На ней можно создать подразделения и отделы, объединить сотрудников в группы и указать их должности. Вся иерархия команды собрана в одном месте и останется понятной даже по мере роста компании.

Для каждой должности можно установить минимальный уровень доступа. Например, сотрудник с должностью Руководитель отдела будет автоматически получать роль не ниже Менеджера при добавлении в проекты. Проверять его доступ вручную в каждом проекте больше не придется.

Сотрудников внутри отделов можно объединять в группы и также назначать им минимальную роль. Например, сотрудники группы Отдел продаж будут получать доступ уровня Пользователь при добавлении в проект. При необходимости роль конкретного сотрудника по-прежнему можно изменить отдельно.

При добавлении нового сотрудника вы сразу сможете выбрать его отдел и должность. А потом, когда сотрудника добавят в проект, Shtab учтет установленную для его должности минимальную роль, так что настраивать ее каждый раз вручную не придется.

В результате структура компании становится не просто схемой подразделений, а основой для управления командой и доступами. Вы видите, как устроена компания, где работает каждый сотрудник и какие права ему назначены.

Каталог шаблонов

Новый проект часто приходится начинать с одних и тех же действий: создавать вкладки, добавлять статусы и стадии, настраивать автоматизации и заполнять типовые задачи. Чтобы вам не приходилось каждый раз повторять всю эту работу, мы добавили каталог шаблонов.

Любой готовый проект можно сохранить как шаблон, а затем по одному клику создать на его основе новый. Сохранится все его содержимое и настройки — от вкладок, статусов и рабочих процессов до задач, чек-листов и комментариев.

Например, если вы ведете несколько проектов по одному сценарию, достаточно один раз полностью настроить первый из них. Добавьте нужные задачи, автоматизации и рабочие процессы, сохраните проект как шаблон — и используйте его для каждого следующего запуска. Вся готовая структура уже будет на месте, останется только внести данные нового проекта и начать работу.

Доступ к шаблонам компании также настраивается. Вы сами выбираете, какие сотрудники смогут их видеть и создавать на их основе новые проекты.

Шаблон можно оставить внутри своей компании или опубликовать в общем каталоге, чтобы им могли воспользоваться другие пользователи Shtab.

А еще в каталоге есть отдельная системная вкладка с шаблонами от нас. Мы будем публиковать в ней готовые проекты с уже настроенными вкладками, задачами и рабочими процессами. Вам только останется выбрать подходящий шаблон, создать по нему проект и приступить к работе.

История описаний и страницы

Случайно удаленный текст или неудачная правка больше не потеряются. Теперь Shtab сохраняет предыдущие версии описания карточки. Предыдущие версии можно найти во вкладке История описания в задаче, выберите там нужную версию и восстановите описание в том виде, в котором оно было до изменений.

История работает так же и для страниц. Shtab сохранит предыдущие версии текста, поэтому вы в любой момент сможете вернуться к одной из них.

Новые отчеты в открытой бета-версии

Мы начали полностью обновлять отчеты для компании.

Новый формат пока выходит в открытой бета-версии, а первыми стали доступны пять отчетов по активности сотрудников:

• Календарь затраченного времени покажет, сколько времени сотрудник работал в разные дни выбранного периода.

• Сравнение планового и фактического времени поможет понять, сколько времени закладывали на работу и сколько потребовалось на самом деле.

• Оценка работы сотрудника соберет основные показатели его работы в одном отчете.

• Вовлеченность сотрудника покажет его действия в Shtab, а именно работу с карточками, целями, комментариями и другими данными.

• Отчет по скриншотам соберет сделанные трекером снимки экрана. Их можно просматривать в отчете или скачать все сразу.

Это только первые пять отчетов из более чем двадцати запланированных. Остальные уже можно увидеть в общем списке: пока они отмечены как будущие, но мы будем постепенно открывать их в следующих обновлениях. Так что список доступной аналитики будет становиться больше с каждым новым релизом.

MCP и внешние ИИ-агенты

Если вы уже работаете с внешним ИИ-ассистентом, теперь его можно подключить к Shtab. Вам не придется переносить созданные им задачи вручную или отдельно передавать данные между сервисами.

Для подключения используется MCP, открытый протокол, с помощью которого ИИ-агенты могут работать с внешними сервисами и их инструментами. Если проще, MCP становится связующим звеном между вашим ассистентом и Shtab. Подробнее о MCP.

После подключения ассистент сможет выполнять действия прямо в Shtab: создавать проекты и задачи, изменять статусы, готовить отчеты и настраивать рабочие процессы. Работает это примерно так же, как режим Агента в Shtab AI, только теперь вы можете использовать внешнего ассистента с поддержкой MCP.

Для примера передайте агенту итоги встречи и попросите создать по ним проект с задачами. Или запросите отчет по текущей работе — ассистент сам обратится к данным Shtab и подготовит результат.

Холст

Не каждую идею удобно объяснять текстом. Иногда проще нарисовать схему, расставить элементы на свободном пространстве или показать правки прямо на изображении. Для таких случаев мы добавили Холст, новый тип рабочего пространства.

На нем можно рисовать от руки, добавлять текст, фигуры и стрелки, загружать изображения и размещать элементы в любом порядке. А еще на холст можно встроить сайт и работать с ним рядом с остальными материалами.

Таблицы с формулами

В описаниях карточек и на страницах появился новый тип таблиц Таблица с формулами. Ее можно создать с нуля или импортировать из Excel, а затем продолжить работу с ней прямо в Shtab.

Несколько чек-листов в задаче

Таблицы с формулами не единственная вещь, которую мы добавили в карточку, ведь теперь вы можете добавить в одну задачу несколько чек-листов.

Чек-листы можно разбить по своим смысловым категориям, чтобы не смешивать все в одном списке.

Интеграция с мессенджером MAX

Получать уведомления из Shtab теперь можно и в мессенджере MAX. Подключите свой профиль в настройках интеграций, и бот начнет сообщать о важных событиях по вашим задачам.

В MAX будут приходить уведомления об изменении статуса, срока, исполнителей, контролирующих и других данных карточки. Бот также напомнит о приближающемся дедлайне, отправит список просроченных задач и сообщит о новых реакциях на ваши задачи и комментарии.

Импорт данных из других сервисов

Незадолго до выхода 3.0 мы добавили еще несколько способов переноса данных в Shtab. Сейчас импорт доступен из Bitrix24, Weeek, Яндекс Трекера, Kaiten и YouGile.

Так что вам больше не нужно вручную создавать проекты и переносить каждую задачу отдельно. Откройте настройки компании, выберите нужный сервис в разделе импорта и следуйте шагам на экране. После переноса можно сразу продолжить работу уже в Shtab.

Запись экрана в комментариях

Иногда проблему или нужную правку проще один раз показать, чем описывать несколькими сообщениями. Поэтому записать экран сейчас можно прямо при создании комментария.

Начните запись, покажите нужную последовательность действий и завершите ее — готовое видео автоматически прикрепится к комментарию. Коллеги смогут сразу же посмотреть его и увидеть все в том же порядке, в котором это происходило у вас.

Интеграция с Mattermost

Если ваша компания использует Mattermost для общения, уведомления из Shtab можно получать прямо там. Администратору достаточно один раз подключить бота для всей команды, после чего каждый сотрудник сможет привязать к нему свой профиль.

Уведомления будут приходить в личный диалог с ботом, а интеграция работает в том числе с корпоративными версиями Mattermost, развернутыми на собственном сервере.

Интеграция с Sentry

Ошибки из Sentry теперь можно автоматически превращать в карточки Shtab. Когда сработает настроенное правило, система сама создаст задачу в выбранном проекте.

Разработчикам больше не придется вручную переносить информацию об ошибке. Карточку можно сразу назначить сотруднику, установить ей приоритет и отслеживать исправление вместе с остальными задачами проекта.

Исправления и улучшения

Помимо новых функций, мы продолжили улучшать уже знакомые вам инструменты и исправлять проблемы в них. В этом обновлении мы:

• Ускорили загрузку и работу со списками при большом количестве задач. Теперь они загружаются быстрее и заметно лучше реагируют на ваши действия.
• Исправили сохранение выбранного режима просмотра карточек и целей. Если вы ранее выбрали боковую панель, задачи будут в дальнейшем открываться именно в ней.
• Исправили отображение контента на страницах и открытие задач с внешних пространств.
• Временные настройки доски больше не сбрасываются после открытия карточки в модальном окне. Выбранный вид и группировка сохранятся после закрытия задачи даже в том случае, если вы не сохранили изменения во вкладке.
• Исправили несколько проблем с целями. Раскрытая иерархия больше не сворачивается сама по себе, а комментарии корректно обновляются при переходе между целями.
• Исправили окна подтверждения удаления, они могли открываться под карточками, целями и автоматизациями, из-за чего до них было невозможно добраться.
  Также исправили вывод списка меток и проектов в автоматизациях. Сейчас они корректно открываются с первого раза без двойных кликов.
• Наладили группировку страниц по меткам в базе знаний. При большом количестве меток часть страниц могла не загрузиться, но сейчас в списке отображаются все материалы.
• Переработали проверку прав доступа в левом меню. Сотрудники с пользовательскими ролями смогут менять вложенность проекта без необходимости обновлять страницу.
• Исправили проверку доступа при отображении подзадач из дополнительных проектов. Сотрудник без доступа больше не увидит такую подзадачу внутри родительской карточки другого проекта.
• Вернули возможность открывать задачи из уведомлений в новой вкладке с помощью Ctrl + клик.

И это только часть исправлений. Мы также устранили множество небольших проблем что в интерфейсе, что в логике работы, чтобы Shtab стал быстрее, стабильнее и удобнее.

Будем рады вашей обратной связи в нашем Telegram-сообществе. А если появятся вопросы по обновлению, напишите нам в поддержку.

Будем рады вашей обратной связи в нашем Telegram-сообществе. А если появятся вопросы по обновлению, то сможем помочь в нашей поддержке.