Автоматизация

Содержание урока:

• Как создать Автоматизацию.
• Каталог Автоматизаций.
• Примеры использования Автоматизаций.

Автоматизация помогает автоматизировать рабочие процессы и сэкономить время. Автоматизация привязана к Базе данных. То есть если у нескольких рабочих пространств одна и та же База Данных, действие с карточкой по автоматизации произойдет во всех сразу.

Как оплатить

На всех платных тарифах ежемесячно дается некоторое количество действий. Если вам их недостаточно, можете купить дополнительные действия. Для этого нажмите кнопку Пополнить и выберите нужный пакет действий. Оплатить можно по карте, с баланса, который есть у вас в Shtab или по выставленному счету. Чем больше действий вы покупаете, тем выгоднее.

Интерфейс

Настройки автоматизации находятся в правом верхнем углу.

В открывшемся окне вы увидите список Автоматизаций. Нажав на карандаш, можно изменить название автоматизации. Под ним указана БД и описание Автоматизации. Например, для чего она нужна.

Справа есть тумблер включения и отключения Автоматизации, количество действий за одно срабатывание автоматизации.

Баланс действий, кстати, указан в левом верхнем углу. Рядом с количеством действий, которые уходят на автоматизацию, указано, сколько времени было сэкономлено и кто вносил последние изменения в автоматизацию.

Если у вас создано много автоматизаций, удобно искать нужную с помощью фильтра и поиска. Фильтровать данные можно по триггеру, условию, действию, базе данных и последнему обновившему.

Вы можете совершать массовые действия, отмечая галочками автоматизации и либо скопировать их в другую базу данных, либо удалить. Если нажать на три точки справа от автоматизации, тоже можно будет копировать и удалить и еще кнопка дублировать, про нее тоже можно сказать

Обратите внимание, что здесь отображены все автоматизации. Также можно переключаться по вкладкам на активные и неактивные автоматизации.

Как работает автоматизация

Автоматизация устроена следующим образом: вы задаете триггер и при определенном условии происходит действие. Например, вы хотите, чтобы когда исполнитель и контролирующий ставили галочки, карточка перемещалась в статус закрыто и ей присваивалась метка Согласовано. В таком случае выбираем триггер Контролирующий завершил задачу, условие — Исполнитель завершил задачу, действие — сменить Статус и присвоить Метку Согласовано.

Теперь, когда Контролирующий будет ставить галочку, что завершил задачу, и будет выполнено условие, что Исполнитель ее тоже уже завершил, будет происходить действие — карточка автоматически будет перемещаться в Статус Завершено и на ней будет появляться метка Согласовано.

Давайте разберем еще несколько вариантов.

Если у вас есть статус для конкретного исполнителя, можно настроить автоматизацию: если добавлен конкретный исполнитель, переместить карточку в нужный статус. У меня, например, есть доска отдела техподдержки, где есть статус с обращениями по багам. Задачи из этого статуса забирает себе тестировщик. Чтобы задачи в этот статус перемещались не операторами поддержки, а автоматически, создадим автоматизацию. Для этого выбираем триггером «добавлен исполнитель», в качестве поля выбираем конкретного специалиста. Далее в качестве условия выбираем статус — входящие заявки. Действие — изменить Статус карточки: с Входящие заявки на Баг.

Также вы можете выбрать, чтобы действие совершилось при одном из двух условий. Например, если вы выбрали триггером «начат трекинг карточки» и условием статус «открыто» или «надо взять в работу», то можно выбрать действием смену статуса на «в процессе». В таком случае при трекинге задачи сотрудники не будут забывать перенести ее в другой статус, потому что все будет происходить автоматически.

Также здесь есть вкладка История, где можно посмотреть, когда и какие автоматизации сработали.

Каталог автоматизаций

Если вы хотите протестировать автоматизацию, но не знаете, какую комбинацию сделать, посмотрите наш каталог готовых решений. Они поделены по категориям и представляют собой шаблоны, которые можно доработать или оставить такими как есть, а затем нажать Добавить. И у вас сразу будет создана автоматизация.

Функция не самая простая и чтобы с ней разобраться, рекомендуем самостоятельно протестировать ее и посмотреть готовые сценарии.

Видеоинструкция

***

Если у вас остались вопросы – пишите нам в Telegram.