Работа с отчетами

Содержание урока:

• Как работать с разделом Сводный отчет: настройка нужных параметров, сохранение настроенных фильтров.
• Как выгрузить отчет в .xslx.

Чтобы попасть в меню Отчеты, нажмите на сайдбаре на соответствующую кнопку, а затем на Сводный отчет.

По умолчанию вам будет доступна вся информация по исполнителям в вашей Команде: от количества карточек в работе до процента отклонения от плана.

Как отсортировать данные для отчета

Чтобы отсортировать данные для отчета, нажмите на кнопку Исполнитель в верхнем левом углу. Появится меню, где можно выбрать сортировку еще по по Карточкам, Базе данных и Видам.

Если вы отсортируете данные по Видам, то в появившемся окне вы увидите все Виды, а также количество карточек и исполнителей в них, число просроченных задач, плановое и фактическое рабочее время, отклонение от плана.

Если вам нужны не все, а отдельно взятые поля из перечисленных, нажмите на значок шестеренки в правом верхнем углу и настройте отображение под себя. Поставьте галочки или уберите их с тех пунктов, которые не нужны вам для отчета.

Здесь же вы можете перестроить порядок колонок, просто перетаскивая их в левом столбце при выделении нужной строки: сверху идет первая колонка, снизу – последняя).

Как фильтровать данные для отчета

Помимо сортировки в отчетах Shtab предусмотрен ряд фильтров:

• по Исполнителю;
• по Контролирующему;
• по Видам;
• по Статусам;
• по Приоритету;
• по Стадиям;
• по Базам данных;
• по Меткам;
• по Завершению.

Чтобы отфильтровать данные, нажмите на поисковую строку в правом верхнем углу и выберите нужный фильтр.

Кейсы использования отчетов

Если вам нужен Сводный отчет по фактическому рабочему времени ваших специалистов, отсортируйте данные по Исполнителям, уберите лишние колонки через Настройки (значок шестеренки справа), оставив только Фактическое рабочее время и Среднее время до завершения.

Выберите нужный срок в блоке с датами под поисковой строкой справа.

И тогда у вас получится отчет, где будет показано, какой Исполнитель сколько задач завершил в срок, сколько просрочил. Сколько времени на задачи ушло суммарно и насколько это отклонилось от плана.

Для получения детализации по каждому Исполнителю вы можете нажать на нужное имя. В открывшемся окне вы увидите информацию по специалисту и его рабочих часах (или карточках) по дням, месяцам и даже годам:

По аналогичному принципу вы можете просмотреть детальную информацию по Базам данных, Видам и Карточкам.

Если вам нужен отчет типа План-факт, то также отфильтруйте карточки по Исполнителям, а также оставьте колонки «Плановое рабочее время», «Фактическое рабочее время» и «Отклонение от плана». Выберите интересующий вас срок, допустим, 30 дней. Период вы выбираете в окошке справа под поисковой строкой.

Как скачать сводный отчет

Для удобства отчет можно выгрузить из Shtab и, например, интегрировать его в вашу презентацию для клиентов. Для этого в правом нижнем углу нажмите на кнопку Скачать отчет.

Формат выгружаемого файла — .xlsx, чтобы вы могли в дальнейшем с ним работать в Microsoft Excel или Google Таблицах.