Создание Шаблонов и настройка повтора задач

Содержание урока:

Как создать шаблон карточки задачи.
Как настроить повтор карточки через определенный срок.

Чтобы каждый раз не создавать Карточку для типовой задачи, удобно сделать под нее Шаблон.

В предыдущем уроке мы разбирали Типы карточек и у вас может возникнуть вполне логичный вопрос: «Чем шаблон отличается от Типа карточки?». Типы карточек нужны, чтобы кастомизировать поля Карточки и настроить отображение модулей. В Шаблонах же вы заполняете типовое описание задачи, Сроки, Исполнителей и другие поля, которые создаются в Типе карточки.

Для чего нужны Шаблоны

Например, если у вас маркетинговое агентство, и вам нужно разделить Шаблоны карточек для лидов по SEO и контекстной рекламе. В Типах карточек вы можете настроить для них поля: Исполнитель, Телефон для связи, Дата поступления заявки и т.д. Затем к ним можно сделать разные Шаблоны. Для SEO назначить Исполнителя, который ответственен за это направление, в описании заранее прописать вопросы для брифа, чек-лист по обработке лида и т.д. Для контекстной рекламы – заполнить Шаблон под лида этого направления.

Как создать Шаблон

Шаблон можно создать двумя способами: через уже существующую карточку и в настройках Шаблонов.

Разберем первый способ. Допустим, у вас уже есть карточка, которую вы хотите преобразовать в Шаблон. Для этого откройте карточку и нажмите на троеточие. Выберите пункт Шаблон. Теперь эта карточка появится в списке Шаблонов.

Теперь перейдем ко второму способу. Есть две кнопки, которые открывают список Шаблонов. Первая — + Создать в правом верхнем углу. Вторая — значок Шаблона, который тоже находится в правом верхнем углу.

Нажимаю на + Создать, выберите Шаблон. Появится список всех Шаблонов. Внизу кнопка Создать новый шаблон, нажмите на нее.

В появившемся окне сверху введите название Шаблона и нажмите +. После этого появится Шаблон карточки, который можно настроить. Вы можете добавить Описание, Чек-листы, Подзадачи, Файлы, Контролирующего, Исполнителя, Повтор карточки, Сроки, Длительность и т.д. Шаблон будет автоматически создан по дефолтному Типу карточки. Если вы хотите изменить Тип карточки, откройте ее и нажмите на иконку в левом верхнем углу. И выберите нужный Тип карточки.

Чтобы перенести Шаблон на рабочее пространство (в нашем примере это Доска), просто зажмите кнопку мыши и перетащите Карточку в нужный Статус.

Повтор задачи

❗

Карточки, у которых назначен повтор, автоматически становятся Шаблонами.

Повтор удобно использовать для регулярных задач. Например, для ежемесячного отчета. Если вы создаете этот шаблон для конкретного сотрудника, можете сразу назначить его Исполнителем, заполнить другие поля и добавить в описание пример отчета.

Чтобы настроить повтор, выбираем в меню карточки этот пункт.

Перемещаем тумблер на Повтор задачи. Выбираем: по месяцам, каждый 1 месяц и ставим галочку последний день месяца. Теперь в поле Сроки мы можем указать ее дедлайн. Например, через 3 дня от момента создания задачи.

❗

Это работает только в настройке Шаблона. То есть если мы просто Карточке с Доски назначаем повтор, она автоматически становится Шаблоном. Но если настраиваем сроки прямо в задаче, то открывается календарь и появляется меню «через Х дней». Поэтому лучше настраивать сроки именно в Шаблонах.

Теперь эта задача будет создаваться в каждый последний день месяца, ее дедлайн будет наступать через 3 дня, а исполнитель будет получать уведомление о том, что ему поставили задачу.

Шаблон рабочего пространства

Если вы хотите создать шаблон рабочего пространства, воспользуйтесь дублированием.

Для этого нажмите на шестеренку в правом верхнем углу и выберите Дублировать.

В появившемся окне введите название, выберите Базу данных, Тип рабочего пространства. Если хотите скопировать карточки, переместите тумблер.

Вы можете создать отдельный проект для дублирования, назвав его, например, Шаблон проектов. Или же дублировать используемые рабочие пространства.

***

Если у вас остались вопросы – пишите нам в Telegram.