Работа со Справочниками

Содержание урока:

Что такое Базы данных.
Метки и статусы.
Как создать и настроить пользовательские поля.
Типы карточек: как настроить и прикрепить к Виду.

Справочники находятся в настройках Команды. В него входят: Базы данных, Статусы, Метки, Пользовательские поля и Типы карточек.

❗

Если удалить что-то в Справочнике, то это удалится и во всех рабочих пространствах, где использовалось.

Базы данных

Базы данных — это хранилища, где содержится вся информация о рабочих пространствах и задачах. В Базах данных хранятся Шаблоны задач, Типы карточек, Метки, Статусы, Группы, Стадии. У рабочего пространства может быть только одна База данных, у Карточек — несколько. Множественные БД для карточек удобно использовать, если вам нужно, чтобы одна и та же задача отображалась на досках двух разных отделов.

При создании рабочего пространства База данных создается автоматически. Но в любой момент вы можете ее изменить. В разделе справочники можно создать Базу данных. Для этого нажмите на плюс, введите название, ключ сгенерируется автоматически. Если надо, можно написать комментарий, например, для каких задач можно использовать эту Базу данных.

Статусы

Следующий пункт в справочниках это Статусы. Вообще их можно создавать при настройке рабочего пространства. Но также это можно делать и здесь. А в меню справа можно удалить статус, объединить его с другим и отредактировать, то есть, переименовать его и сменить цвет.

Метки

Такие же действия можно совершить с Метками.

Пользовательские поля

Пользовательские поля — это данные в карточке, которые находятся справа. Есть основные поля, но вы можете также создать свои. Например, можно сделать поле Наблюдатель, номер партии, электронная почта и так далее. Чтобы создать поле, нажмите на плюс и выберите формат: пользователи, выпадающий список, текст, число, дата, файлы, длительность, ссылка, e-mail, телефон, деньги, метки. Если мы хотим создать поле Наблюдатель, то выбираем формат Пользователи, вводим название и нажимаем создать. Теперь это поле появилось и мы сможем добавить его к типу карточки.

Типы карточек

Типы карточек — это своеобразные шаблоны, где вы настраиваете, какие пользовательские поля и модули будут в карточке. Типу карточки можно дать название и иконку или эмодзи.

В Справочниках отображаются все Типы карточек, которые есть в команде. Здесь вы можете их удалить или отредактировать.

Чтобы создать новый Тип карточки, нажмите на плюс. Введите название и по желанию выберите иконку. Затем настройте Модули и Поля.

Модули — это то, что находится в левой части карточки. К модулям относятся Описание, Подзадачи, Чек-листы, Файлы, Комментарии.

Поля располагаются в правой части карточки. К полям относятся Исполнитель, Контролирующий, Статус, Приоритет, Стадия и так далее. У полей вы настраиваете видимость для специалистов, если необходимо ограничить доступ к отдельным данным. Для этого нажмите на значок глаза и выберите, кто будет видеть Поле.

Также вы можете добавить или убрать тайм-трекер из карточки, нажав на соответствующую кнопку.

Созданный Тип карточек надо привязать к рабочему пространству. Для этого нажмите на нем + Создать → Тип карточки → +.

И тут появится список всех доступных Типов карточки. Нажмите на нужный, и теперь он будет добавлен на рабочее пространство.

Если вы хотите сделать этот Тип основным, нажмите на вертикальное троеточие и выберите соответствующий пункт.

Тип карточки вы выбираете при создании задачи. Также его можно заменить в настройках уже созданной задачи. Для этого откройте Карточку и в левом верхнем углу поменяйте Тип.

В таком случае ненужные модули и поля исчезнут, а новые добавятся автоматически.

Информация из заполненных полей не удаляется. Предположим, что вы создали свой Тип карточки, заполнили поля, а потом сменили Тип у карточки на тот, к которому не прикрепляли это поле. В таком случае данные не будут удалены, вам нужно будет просто выбрать Тип карточки с нужными полями.

***

Если у вас остались вопросы – пишите нам в Telegram.